Informatique : les bons outils de gestion pour un déploiement à l’international

Quand une PME se développe à l´international, toute son organisation doit s´adapter, y compris ses logiciels de gestion. Outre intégrer les standards comptables internationaux, ils pourront traiter des documents douaniers, des plans de paie, des taxes, et. Pourquoi et comment choisir ? Avis d´expert.

Pour les quelque 92 000 entreprises françaises qui ont aujourd´hui une démarche à l´international (dont 20 % de primo-exportatrices tous les ans), les choix à faire dans l´évolution de leur système informatique de gestion peuvent se révéler un véritable casse-tête. En effet, elles sont confrontées à une double problématique : respecter les contraintes réglementaires des territoires adressés, et répondre en même temps aux besoins de reporting et de pilotage de l´entreprise.

Comprendre ces enjeux, et pouvoir exprimer les besoins qui en découlent, constitue un réel défi pour des entrepreneurs plutôt concentrés sur la recherche de nouveaux marchés et sur la pertinence de leurs offres.
Pour les entreprises ou les groupes déjà structurés, on trouve trois grandes logiques dans les systèmes mis en œuvre :

• une solution de type ERP (Enterprise Resource Planning – progiciel de gestion intégré) ou FRP (Finance Resource Planning) pour les organisations plutôt globales ;

• des solutions locales et modulaires pour les structures plus autonomes et/ou davantage diversifiées ;

• une approche mixte de type « suite financière » avec pilotage local de l´activité et consolidation au niveau « groupe », pour des organisations intermédiaires.

Pour les PME, notamment les petites, ce clivage est moins net. La vulgarisation d´outils relationnels, la généralisation du Web et des technologies mobiles, l´avènement de nouveaux logiciels de pilotage d´entreprise, l´arrivée d´applications hébergées… bref, tout un panel de nouvelles technologies, offrent aux PME un large éventail de possibilités au moment de choisir un outil de gestion.

Pour autant, une technologie accessible ne garantit pas automatiquement son utilité. Les PME aspirent à la simplicité et ont une approche très pragmatique de ces questions. Elles doivent pouvoir disposer d´une solution de gestion qui leur ressemble, surtout dans un déploiement international.

Les problématiques de l´environnement international

Les PME exportatrices doivent intégrer à leurs logiciels de gestion le respect des normes des différents pays dans lesquels elles opèrent. Les initiatives normatives que sont par exemple les standards comptables internationaux IAS/IFRS (International Financial Reporting Standard / International Accounting Standard (normes comptables internationales), ou l´harmonisation Sepa (Single Euro Payments Area – Espace unique de paiement en euros) en Europe, ne répondent qu´en partie à la complexité posée par le fait d´opérer à l´international. Outre l´environnement linguistique, le cadre réglementaire s´avère plus structurant qu´on ne le croit.

Adapter un plan comptable, traiter la gestion en multidevise et disposer dans son logiciel de la langue locale ne suffit pas. Les registres de taux et de taxes, les états déclaratifs liés à la fiscalité, les documents douaniers ou les plans de paie par exemple, posent tout autant de problèmes dans la gestion quotidienne.

À ces questions légales, fiscales et sociales, viennent s´ajouter des contraintes structurelles. En effet, si les entreprises exportatrices comprennent vite les enjeux de l´économie globalisée, ce sont pour 99 % d´entre elles des entreprises de moins de 500 salariés (Insee). Une faible minorité peut compter sur une DSI (direction des systèmes d´information) « groupe » ou s´appuyer sur un schéma directeur ; elles manquent de temps et disposent de peu de ressources.

Malgré tout, les PME actives à l´international doivent sécuriser leurs données et consolider des informations fiables, en cohérence avec la réalité d´une implantation locale. Elles doivent pouvoir déployer des règles de gestion « société » et de « reporting groupe », tout en pilotant simplement l´activité économique et financière quotidienne.

Enfin, au-delà de l´organisation de l´entreprise à l´international, ses pratiques managériales sont des critères tout aussi déterminants :

• Ses règles de gestion sont-elles structurantes ?
• L´entreprise globalise-t-elle ses processus ?
• Est-elle structurée autour d´un métier ou plutôt diversifiée ?
• Ses implantations à l´étranger sont-elles plutôt autonomes ?
• Quelle agilité requiert leur contexte local ?

La démarche à suivre et les pièges à éviter

Il faut tordre le cou aux idées reçues : il est tout à fait possible pour une PME de se doter d´une solution de gestion qui traite des problématiques locales, dans un contexte international, sans se saigner à blanc ni s´équiper d´une « usine à gaz ».

• Il faut cadrer son budget et avoir l´œil sur les postes clés, notamment le poste « services » qui compte généralement pour plus de 50 % dans l´investissement total.

• La maîtrise des coûts de mise en œuvre et de possession constitue un des enjeux clé d´une bonne démarche.

• On privilégiera donc des solutions orientées « utilisateurs » avec plusieurs niveaux de préparamétrage, faciles à utiliser et qui se déploient rapidement.

• Le choix de la simplicité implique que l´on valide l´évolutivité de la solution choisie.

• On misera de préférence sur des partenaires intégrateurs locaux, qui proposent une méthodologie d´implémentation éprouvée.

• Enfin, on vérifiera l´existence de références dans les pays concernés : auprès des filiales internationales mais également dans le tissu de PME locales ; ce qui offre une garantie de compréhension du cadre réglementaire.

Fabien Poggi, directeur export Sage en France

Vision globale, approche locale

L´enjeu principal dans le choix d´un système de gestion reste la proximité. Dans une PME, cette proximité passe par une relation « physique ». L´aide ne peut se limiter à une assistance hot-line ou à un accès à une web-assistance. La capacité d´un technicien-support à intervenir dans la journée est un atout considérable dans un environnement export.

À l´heure du choix, une entreprise privilégiera un éditeur de logiciels disposant d´un réseau d´intégrateurs dans les pays qu´il adresse, avec, à la clé, deux avantages : celle de la proximité d´un support local expert, et celle de la pérennité en choisissant un éditeur de dimension internationale. Pour un éditeur de logiciels, accompagner des PME à l´international relève d´une stratégie de développement et non pas d´une série d´opportunités guidées par quelques projets glanés ici ou là. Cette stratégie ne peut raisonnablement s´exprimer qu´au travers d´équipes dédiées à l´export, qui garantissent le niveau des représentations locales, comprennent les enjeux de chaque marché, et rencontrent régulièrement les utilisateurs, mêmes lointains.

F. P.