Guide logistique et transports 2016 : le cahier des charges transport, clients, expéditions, enlèvement

1/ La typologie des clients

Ces informations concernent vos clients, les destinataires de vos colis. À quels types de sociétés le chauffeur du transporteur livrera-t-il ?
L’épicier du coin ? La grande surface en périphérie d’une grande ville ? Le petit atelier au fond d’une cour ? Le garage en plein centre-ville ? L’entrepôt en zone industrielle ? Des particuliers ?
À tous ces types de destinataires correspondent des avantages et des inconvénients particuliers.
L’épicier est souvent ouvert plus longtemps mais il est plus difficile de se garer avec un poids lourd.
La grande surface suppose des heures d’ouverture de la réception, voire des rendez-vous. Des particuliers sont absents dans la journée, présents le soir et le samedi mais ne tiennent pas toujours les rendez-vous qu’ils donnent, etc. Il est indispensable que le transporteur sache comment s’effectueront les livraisons, cela lui permettra de chiffrer au mieux sa prestation. Sinon, il perdra de l’argent et reviendra vers vous ou essaiera d’en gagner au détriment d’une autre partie de la prestation.

A. La répartition des zones de chalandise

Où sont vos clients, géographiquement parlant ?
On ne livre pas exactement de la même façon en Pologne en hiver qu’en Italie en été ou en Allemagne.

B. l’analyse des commandes

Ces informations vous concernent autant qu’elles concernent le transporteur. Elles lui permettront d’équilibrer ses prévisions de charge, donc de gérer au mieux ses coûts, c’est donc votre intérêt.
• La saisonnalité
Les glaces se vendent mieux en été, les parapluies en automne et au printemps et les bonnets en hiver. Et vous ? Quelle est la saisonnalité de vos produits ? Cette information aussi lui permettra d’équilibrer ses prévisions de charge.
• L’évolution du « panier moyen » commandé
Il s’agit de savoir comment évoluent les commandes de vos clients. Depuis plus de 15 ans, dans l’industrie, l’agriculture, la grande distribution et même la restauration, la tendance est à la diminution du volume des commandes. On ne commande pas forcément moins sur l’année, mais on commande moins à la fois. À chiffre d’affaires égal on augmente le nombre de commandes en diminuant le poids de chacune.
Alors évidemment on augmente le nombre de livraisons en diminuant le poids de chacune. Mon conseiller en expliquera les conséquences dans le chapitre « L’évolution du panier moyen livré », un peu plus loin.
• Les livraisons
Vos produits ont-ils besoin d’aménagements ou de prestations particulières à la livraison ? Comme un hayon élévateur, un quai, un chariot à pinces par exemple ? Peuvent-ils se décharger par le côté ? Doivent-ils se décharger par le haut ?
• La localisation, les horaires et la procédure
Toutes vos informations sur les lieux de livraison, les horaires, les habitudes, les interdits (pas le mardi chez l’épicier parce que c’est jour de marché, il n’a pas le temps et vous n’aurez pas la possibilité d’arriver jusqu’à son magasin), les contraintes de calendrier, les chantiers sont toujours plus délicats à livrer et les documents de livraison doivent être soigneusement remplis et récupérés, les salons supposent des véhicules les plus petits possibles…
• Les refus/retours
Si un client refuse votre livraison, que doit faire le transporteur ? Vous appeler, relivrer plus tard, vous renvoyer la marchandise (mais alors, c’est une deuxième livraison). Cela se produira et le cas doit être prévu, ça évitera un coup de téléphone à un moment (forcément mauvais) pour régler un problème. Pour les retours en provenance de pays tiers, indiquez les conditions d’utilisation du régime des retours (valeur minimum…).

2/ La typologie des expéditions

Comment se présentent vos expéditions ? Des petits colis, des gros, des longs, des carrés, des patatoïdes, des lourds, des légers, des gros légers, des tout petits bien lourds… Inutile de donner les volumes, il suffit de donner les dimensions, les transporteurs savent calculer un volume.
Pour l’anecdote, un m³ peut être représenté par un cube de 1 m de côté, bien compact, ou par un colis de 50 cm par 50 cm et 4 mètres de long, ce n’est pas la même chose à transporter !

A. la typologie des colis
Quels modèles de carton utilisez-vous ? Quels types de palettes ? Palettes perdues, palettes en location (il faudra prévoir les informations pour la récupération des palettes).

B. L’évolution du « panier moyen » livré
Nous avons vu plus haut l’évolution du « panier moyen » commandé. Mais vous n’avez pas forcément tous les produits en stock ou disponibles, alors vous faites des livraisons partielles. Ce qui diminue encore le poids moyen du colis et augmente le nombre de livraisons puisqu’il faudra livrer le solde. Mais à quoi sert de connaître le poids moyen livré ? Un tarif de transporteur, c’est souvent un tarif à colonnes au départ de votre centre. Un peu comme ça :

Lorsque le transporteur calculera le tarif, il va surtout se polariser sur les tranches de poids dans lesquelles il y a le plus de colis, les tranches qui feront le plus de chiffre d’affaires. Et là deux possibilités :
1/ le transporteur a compris que vous connaissiez la répartition de vos colis par tranches de poids ;
2/ le transporteur a compris que vous ne connaissiez pas la répartition de vos colis par tranches de poids.

1/ Le transporteur a compris que vous connaissiez la répartition de vos colis par tranches de poids
Il va vous proposer un tarif dans lequel les tranches où il y a le plus de colis ne seront pas trop chères et forcer les tarifs des tranches immédiatement inférieures. Vous serez contents de ne pas trop payer pour les tranches que vous utilisez le plus. Pour les autres, votre réaction sera de dire : « Ce n’est pas grave, de toute façon il n’y a pas de colis. » Bien vu, au moins la première année.
Parce qu’au bout de cette première année, le transporteur viendra vous proposer une hausse de tarif. Cette hausse, il va la moduler en fonction de vos tranches de poids en limitant la hausse dans les tranches dans lesquelles vous avez le plus de colis et en augmentant un peu plus les autres. Surtout celle immédiatement inférieure.
Pourquoi ? Rappelez-vous le paragraphe « Évolution du panier moyen commandé » page précédente. La tendance est à la baisse du poids des commandes, donc à la baisse du poids des colis. Pour peu que la faiblesse de vos stocks génère des livraisons partielles, cela accentue encore la baisse du poids de vos colis.
Si vous ne suivez pas tous les ans l’évolution du poids moyen de vos colis expédiés, vous ne pourrez pas savoir dans quelle tranche de poids vous avez « réellement » le plus de colis. Comme le transporteur sait que le poids moyen de vos colis a tendance à baisser, comme il sait que très peu d’expéditeurs connaissent cette information, il a prévu, depuis la remise de son premier tarif, qu’il pourra générer sa marge dans les tranches immédiatement inférieures à celle où vous aviez, au début, le plus de colis. Bien sûr, pas la première année, mais à partir de la deuxième, voire de la troisième.
Même si vous faites un nouvel appel d’offres, comme vous ne vérifierez plus cette information, il pourra baisser la tranche où vous aviez le plus de colis la première année, vous serez content. Et lui aussi.

2/ Le transporteur a compris que vous ne connaissiez pas la répartition de vos colis par tranches de poids
C’est la majorité des cas, alors le transporteur va vous proposer un tarif dans lequel les tranches que vous n’utilisez pas seront très peu chères au détriment de celles où vous avez le plus de colis. Il va vous présenter ce tarif en vous donnant le tarif moyen toutes les tranches confondues, les très peu chères (que vous n’utiliserez pas) faisant baisser les très chères (que vous utiliserez beaucoup) et vous serez content. Et lui aussi.

C.  Le conditionnement et les supports de charge utilisés
Comment vos colis sont-ils expédiés ? Colis par colis, sur palettes, dans des rolls (NDLR : support avec des roulettes) ? Ces supports, palettes, rolls devront-ils revenir, vous appartiennent-ils, sont-ils loués ?
Ne pas oublier que si des supports doivent revenir, ce retour constitue un transport et devrait faire l’objet d’une facturation de transport.

D. La manutention des marchandises
En fonction des conditionnements et des supports utilisés, le travail de passage à quai sera, ou non, facilité. Il est plus facile de manipuler 15 rolls contenant chacun 20 colis que 300 colis séparés.

E. L’étiquetage
Les étiquettes doivent être claires et judicieusement disposées sur au moins deux faces contiguës des colis. Les mentions indispensables concernent l’expéditeur, le destinataire, le lieu de livraison, ainsi que de la nature de la marchandise. Les mentions des étiquettes doivent correspondre à celles qui figurent sur le document de transport ainsi que sur la liste de colisage. Un exemplaire d’étiquette doit faire partie du cahier des charges.

F. La liste de colisage
Nous verrons dans le paragraphe 3.1.2 comment faire une liste de colisage. Elle doit faire partie des documents qui accompagneront la marchandise.

Le conseil de l’expert
A propos du traitement douanier des retours des supports, pour les supports qui font l’objet d’A/R entre vos locaux et ceux de vos clients étrangers (uniquement situés dans les pays tiers), vous devez acquitter les droits et taxes à l’importation en France. Pour éviter ces frais, il existe dans le code des douanes des dispositions dénommées « régime de libre circulation des emballages ». Déposez auprès de votre bureau de douane, une demande d’autorisation pour utiliser ce régime. La demande doit décrire les flux concernés, la liste des supports (d’identification) et un exemple de compta matière (entrées et sorties des emballages).

À propos du cahier des charges Commissionnaire de transport

En transport maritime, le remboursement se fait sur la base de 2 DTS (définition, voir Étape 1
« Le conseil de Rodolphe », paragraphe 1.3.2) par kg ou 666,66 DTS par colis, la plus forte des deux limites s’appliquant, Règle de La Haye et Visby ou 2,5 DTS par kg ou 835 DTS par colis, la plus forte des deux limites s’appliquant, Règle de Hambourg. Dans les deux cas, il y une possibilité de remboursement au colis.

Mais qu’est-ce qu’un colis ?
Il devient donc très important de bien définir ce qu’est un colis. Si vous envoyez un conteneur, c’est un colis. Si vous envoyez un conteneur contenant 24 palettes, en le faisant préciser sur le connaissement maritime, vous expédiez 24 colis, et si vous envoyez 240 colis répartis sur 24 palettes dans un conteneur en le faisant préciser sur le connaissement maritime, vous envoyez 240 colis. Vous voyez que les niveaux de remboursement ne seront pas identiques.

3/ L’enlèvement

Quelles sont les caractéristiques, les contraintes liées à l’enlèvement des colis chez vous ? Horaires, difficultés d’accès, hauteur/largeur/poids limités. Donner l’adresse exacte du lieu d’enlèvement, les coordonnées de la ou des personne(s) responsable(s) des expéditions.

A. Le Planning d’enlèvement
S’il existe, le planning doit être joint au cahier des charges. Au besoin, le planning doit pouvoir être adapté aux contraintes du transporteur.

B. L’horaire d’enlèvement
Indiquer quels sont les jours d’enlèvement, quels sont les horaires.

C. Le chargement
Selon le protocole de sécurité, c’est à l’expéditeur de charger, mais il faut le préciser.

D. Les documents de transport
Quels sont les documents que vous remettrez au transporteur ? Une liste complète et un exemple de chacun des documents doivent être joints dans le cahier des charges.

E. Les consignes de sécurité  et le protocole de sécurité
Tous les documents internes liés à la sûreté/sécurité DOIVENT être joints au cahier des charges. Ils doivent faire l’objet d’une présentation et, le cas échéant, de commentaires.

À propos du credoc dans le cahier des charges

Si vous devez être payé par un crédit documentaire, un crédoc (voir étape 1), le document principal à présenter en vue du règlement est le document de transport, qui prouve l’expédition de la marchandise. Or ce document ne pourra pas vous être remis avec toutes les règles Incoterms ICC 2010. Seules les règles Incoterms en C… ou  en D… (voir étape 1) vous permettront d’obtenir facilement le connaissement maritime, Bill of Lading, B/L ou la lettre de transport aérien, HAWB. Surtout pas la Master Air Way Bill, MAWB qui ne fait apparaître que le commissionnaire de transport en expéditeur, pas vous.