Guide logistique et transports 2016 : le cahier des charges transport, présenter la société

Il vaut mieux demander un conseil avant de faire les choses. Le transporteur, surtout avant de conclure le contrat de transport, est toujours très disert sur la profession, le marché, les habitudes. C’est l’occasion d’avoir un maximum d’informations sur un domaine que vous ne connaissez pas. Et puis, il ne faut pas oublier qu’il y a des services internes à la société qui peuvent donner beaucoup d’informations : la préparation de commandes, les expéditions, la production, le commercial mais aussi la comptabilité, le juridique…

À propos du cahier des charges Commissionnaire de transport
Le cahier des charges Commissionnaire de transport n’est pas fondamentalement différent de celui du transporteur routier, aussi les différences seront-elles évoquées dans des encarts aussi fréquents qu’il sera nécessaire.

Le texte du cahier des charges présenté ici l’est à titre d’exemple et n’a pas valeur de cahier des charges type. L’objectif du cahier des charges est de définir vos besoins et vos contraintes. Néanmoins, il faut être prêt à modifier quelques-uns de ces besoins ou certaines contraintes si plusieurs transporteurs vous opposent une fin de non-recevoir. Le marché a ses limites et peu de clients peuvent réellement le faire bouger.

1/ La présentation de la société

Qui êtes-vous ? Que fait votre société ? Où êtes-vous implantés ? Combien y a-t-il de personnes dans votre société ? Où est-elle basée ? Quelle est la structure de votre société ? Sa place dans votre marché ? Dans la région ? L’organigramme ?
Il est bien évident qu’un transporteur mettra d’autant plus de moyens (humains, matériels, informatiques) en place qu’il sait exactement à qui il a affaire. Qu’il sait répondre à ces quelques questions :
• quel est le chiffre d’affaires que je peux facturer à ce prospect ?
• quelle est ma possibilité d’extension chez lui ?
À travers lui, ses collègues, ses sous-traitants, ses relations… ?
Vous faites exactement la même chose avec vos clients, non ?

A. La présentation générale des produits, type, valeur, DGR, TD…
Sans entrer dans le détail, il est important que le transporteur sache quel(s) type(s) de produits il devra transporter. C’est gros, petit, fragile, cher, pas cher, est-ce un produit dangereux (DGR), est-ce un produit qui suppose un transport sous température dirigée (TD) ?
Ces informations lui permettront d’avoir une idée des risques qu’il prendra, ou pas, s’il transporte vos produits.
Rien ne sert de lui mentir, il le saura de toute façon, alors autant lui dire tout de suite, ça fait plus sérieux !

B. La présentation de l’organisation transport
Qui s’occupe des transports chez vous ? Quelle fonction est en charge de ce dossier ?
Attention, le prestataire se rendra très vite compte du professionnalisme de ses interlocuteurs. Il saura s’il s’adresse à la secrétaire du patron qui fait ça en plus, ou s’il a en face de lui un(e) professionnel(le) du transport, même débutant(e).

• Les établissements concernés : CDN, CDI, stock déporté…
Quelle est sa fonction de base de l’établissement concerné, celui d’où part la marchandise ? Est-ce un atelier de production ? Est-ce un entrepôt de stockage ? Est-ce un centre de distribution internationale (CDI – attention, dans ce cas, c’est la distribution qui est internationale, pas le centre) ? Est-ce un centre de distribution nationale (CDN) ? S’agit-il d’un stock déporté parce qu’il vous encombre chez vous ?
Là aussi, attention, selon les termes que vous allez employer, le transporteur percevra le niveau d’implication que vous mettez dans l’organisation de vos transports.
Si vous parlez d’un ton légèrement dédaigneux d’un stock qui est là-bas, chez Machin, parce que j’ai plus de place ici ou si vous présentez votre entrepôt d’où vous voulez faire partir les colis vers vos clients français pour pouvoir surveiller la préparation des commandes et les expéditions, ça n’a pas la même gueule !
Le transporteur ne vous fera pas forcément payer plus cher dans un ou l’autre cas, mais il est possible (peut-être) que vous payiez trop quand ça part de chez Machin.

• Les services et fonctions concernés : production, transport, préparation, expédition…
Qui est concerné chez vous ? Il s’agit ici d’élaborer le cahier des charges AVEC les services qui peuvent être intéressés.
Si votre cahier des charges concerne des flux entre deux établissements de production, alors votre service production est incontournable.

La préparation de commandes peut devenir une question délicate si vous passez de flux poussés à des flux tirés. Dans ce cas, il y a fort à parier que l’ordre des préparations devra se calquer sur l’ordre des départs, et plus l’inverse. Si vous faites ça tout seul dans votre coin, gare au retour dans l’atelier. Et ce sera (très) difficilement rattrapable.
Si le quai avait l’habitude d’aider le chauffeur à charger, ou de le regarder faire, il faut le sensibiliser à l’application du protocole de sécurité où le chauffeur
est cantonné à l’extérieur du quai, donc incapable de charger.

En résumé, si vous faites votre cahier des charges tout seul, il restera VOTRE création mais ne sera partagé par personne. Si vous le créez avec les autres services, ce sera le cahier des charges de tout le monde, il sera partagé.
Bien sûr, il ne sera pas exactement comme vous l’auriez souhaité. Mais un cahier des charges imparfait, mais partagé, sera toujours mieux qu’un cahier des charges parfait, mais renié par tous.
D’ailleurs, êtes-vous si sûr que le vôtre aurait été si parfait ?

Le conseil de l’expert
Comme la chaîne logistique, votre entreprise est constituée d’une multitude de services (acteurs) qui doivent réaliser les taches pour satisfaire la commande, donc le client. Faire participer tous les acteurs de l’entreprise à l’élaboration du cahier des charges permet via la communication entre service de relever des anomalies et d’effectuer les actions correctives appropriées.

Repère
Transitaire/Commissionnaire/Transporteurs : leurs statuts et responsablilités

Le secteur du transport et de la logistique est constitué d’un grand nombre d’acteurs. Pour une expédition maritime on dénombre plus de 10 entreprises et administrations différentes dont deux à trois collaborateurs effectuent des taches pour le bon déroulement de l’escale. On compte notamment le gestionnaire du port, la capitainerie, les compagnies maritimes, les sociétés de pilotes, remorqueurs, lamaneurs, dockers manutentionnaires, portiqueurs, les commissionnaires de transport et en douane, les tractionnaires, mais aussi la police de l’air et des frontières, les services des douanes, les vétérinaires… Environ 80 % des importateurs/exportateurs utilisent les services de commissionnaires de transport souvent désigné à tort comme transitaire. En effet transitaire et commissionnaire de transport ont des statuts bien différents.
Le transitaire
• À un « statut » franco français (envié dans certains pays).
• Activité libre ne nécessitant aucune inscription spéciale. L’accession à la profession n’est pas réglementée (vous pouvez devenir transitaire après déclaration au CFE et 1 EUR).
• Est un agent de liaison qui exécute au nom de son mandant les instructions qu’il a reçues.
• A une obligation de moyen (doit remettre les marchandises aux compagnies de transport désignées par le chargeur).
• À le devoir de conseil.
• N’est responsable que de ses fautes personnelles prouvées
• La prescription – délais au-delà duquel vous ne pourrez plus engager d’action en justice, civile ou pénale (créance, litige après avarie…) est celle du droit commun soit 5 ans.
• La facturation : remboursement des avances plus honoraires d’intervention.

Le commissionnaire de transport
• Activité réglementée (inscription au registre des commissionnaires de transport avec exigences d’honorabilité professionnelle et de capacité professionnelle).
• Il organise librement le transport par les voies et moyens de son choix, sous son nom et sous sa responsabilité, c’est l’obligation de résultat.
• Il répond non seulement de ses fautes, mais aussi de celles des transporteurs avec lesquels il traite en son propre nom. Cette responsabilité ne cède que devant la preuve de la force majeure.
• Prescription annale.

Le commissionnaire en douane
• 90 % des commissionnaires de transport sont aussi Commissionnaires en douane agréés.
• Agrément délivré par la Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI).
• Dépôt d’une caution globale (CE, COD, TC) auprès de la DGDDI pour garantir les droits et taxes, suite à la naissance d’une dette douanière consécutive aux formalités douanières.
• Professionnel du dédouanement, il accomplit directement ou indirectement les formalités douanières.
• Il a le devoir de conseil
• Il est responsable que de ses seules erreurs.

Nouveau : avec le CDU, les représentants en douane installés sur le territoire douanier de l’UE pourront travailler dans tous les États membres. Ils le font déjà via leurs agences ou correspondants. L’intérêt pour les commissionnaires c’est que l’agrément obtenu dans un pays pourra être utilisé dans d’autre pays. Pour les clients, il n’y aura aucune incidence sur le coût des formalités (car un dédouanement c’est du personnel et il faut le rémunérer).

Le transporteur
• Activité réglementée (inscription au registre des transporteurs, avec exigence d’établissement, d’honorabilité professionnelle, de capacité financière – 9000 EUR).
• Déplace des marchandises contre rémunération (librement convenue).
• Obligation de résultat.
• Responsable auprès du donneur d’ordre, de l’expéditeur ou du destinataire.
• Prescription annale.

Important : chacun de ces acteurs a le « privilège spécial » sur les marchandises et documents qu’il détient en garantie de ses créances sur son client