Guide logistique et transports 2016 : le cahier des charges transport, lancer un appel d’offres

1/ Choisir les prestataires à consulter

A. Créer une équipe interne
Avant de s’occuper des prestataires, il faut commencer par créer une équipe interne. C’est elle qui « choisira » le prestataire.
Pourquoi ? Essentiellement pour trois raisons :
• ils pourront donner leur avis ;
• ils s’impliqueront dans la prestation ;
• ils « s’approprieront » le prestataire.

Comment constituer cette équipe ?
Selon le type de flux à mettre en place, la composition de l’équipe pourra être différente. Pour mes chaises, les flux vont vers mon client, alors l’équipe ce sera moi. Mais si vous deviez mettre en place un flux régulier d’une usine vers un atelier, ou l’inverse, vous devriez inclure dans cette équipe quelqu’un de l’usine de départ et quelqu’un de l’atelier d’arrivée. Si le flux concernait un client du service commercial, quelqu’un du service commercial devrait faire partie de cette équipe.

B. Qui choisir en interne ?
Surtout pas un béni-oui-oui, surtout pas quelqu’un qui sera toujours d’accord avec le patron, surtout pas, non plus, quelqu’un qui sera toujours contre (quoique…).
Quelqu’un qui est capable d’analyser, de synthétiser, d’argumenter et, surtout de défendre son opinion. Puis, une fois la décision prise par l’équipe, de défendre cette opinion-là.
L’intérêt de cette équipe est de prendre une décision, LA décision. Concernant la prise de LA décision, il faut que les choses soient claires dès le départ. Décision collégiale ou décision du chef suite à discussion.
Il n’y a pas de bonne solution, sauf celle qui est connue dès la constitution de l’équipe.
Décision collégiale, vote avec ou sans voix prépondérante, ou décision du patron après discussion, la seule bonne solution est celle qui a été décidée au début, acceptée par tous et toujours utilisée.
Il paraît qu’il y a des patrons qui disent une chose, font autre chose et n’acceptent la décision du groupe que si elle est conforme à la leur. Est-ce possible ?

• Les membres de l’équipe pourront donner leur avis
C’est-à-dire qu’ils pourront donner leur impression, leur jugement sur telle ou telle partie de chacun des prestataires.
D’après mon conseiller, donner son avis ne veut pas dire « Oui chef, bien chef ». C’est réellement donner son avis et, si on est contre, le faire savoir. En argumentant, bien sûr.

• Ils s’impliqueront dans la prestation
Si on vous dit : « C’est comme ça ! ». La réaction du Français moyen est de ne pas… Ne pas faire, ne pas utiliser, ne pas améliorer les choses, ne pas « huiler les rouages ». On dit que c’est Français, mais Michel, qui était mon ancien conseiller, m’a dit que lui qui avait travaillé avec des gens de tous les continents et de plus de 40 pays, Union européenne comprise, il avait rencontré ce genre de réaction un peu partout.
Ce n’est pas Français, c’est humain.

Demander à certaines personnes de faire partie de l’équipe de décision, c’est, d’abord et surtout, de profiter de leurs compétences, de leur esprit d’analyse mais, aussi, un peu, de les amener à devoir défendre la solution à laquelle ils auront participé.

• Ils « s’approprieront » le prestataire
Combien de fois le responsable transport n’a-t-il pas entendu cette phrase :
« T’as vu, TON transporteur s’est encore planté ! » ? Lorsque le responsable du quai ou de l’atelier, qui aura participé à la décision, verra un dysfonctionnement dans la prestation du transporteur, d’abord, il essaiera d’améliorer la prestation, puis, s’il pense que c’est utile, il viendra vous voir et vous exposera le problème et, avec un peu de chance, des amorces ou des pistes de solutions. Ce ne sera plus VOTRE transporteur, mais NOTRE transporteur.

C. À qui envoyer l’appel d’offres ?
Dans le cas des expéditions vers la Pologne, mon conseiller m’a recommandé d’envoyer l’appel d’offres à deux transporteurs que mon client polonais me conseillerait, deux locaux bretons et deux gros spécialisés dans la relation Pologne-France.
On peut étendre une consultation, mais il ne faut pas oublier qu’il faudra traiter les données et, indispensable, répondre aux transporteurs qui auront fourni une proposition.

2/ Grille de choix de pré-tri

Une fois les propositions reçues, il s’agit de choisir le prestataire. L’une des premières choses à mettre en place après le cahier des charges, c’est la grille de choix. Car c’est la grille qui permettra à chacun de donner des notes et au résultat de s’afficher automatiquement.

A. Définir les critères
Dès la première réunion du groupe, on définit les critères que l’on veut juger en analysant les résultats des propositions reçues :
– santé financière ;
– nombre de cartes grises (tracteurs et remorques) ;
– nombre de chauffeurs ;
– part de l’international dans le chiffre d’affaires ;
– service qualité ;
– certifications ;
– service informatique ;
– service maintenance/contrat de maintenance ;
– programmes utilisés ;
– âge moyen du parc ;
– clients comparables à nous ;
– homogénéité du parc ;
– taux de rotation du personnel ;
– proposition tarifaire ;
– proposition technique ;
– aptitude à couvrir tout le territoire ;
– aptitude au retraçage des envois ;
– rapidité de livraison ;
– impression et qualité du contact.
Cette liste n’a pas besoin d’être exhaustive. Le principe est simple : lister les critères qui nous intéressent.

Le conseil de l’expert
Le choix des critères d’évaluation est fonction des produits transportés et du type de prestation transport.

B. Regrouper les critères qui vont ensemble
• Critères techniques
– Nombre de cartes grises ;
– Âge moyen du parc ;
– Homogénéité du parc ;
– Service maintenance/contrat de maintenance ;
…
• Critères ressources humaines
– Nombre de chauffeurs ;
– Taux de rotation du personnel ;
– Ancienneté moyenne du personnel ;
…

On donne un poids à chacun des critères selon l’importance que le groupe donne à tel critère par rapport à tel autre. Une méthode consiste à partir d’un total de 100 points que l’on répartit en fonction de l’importance des ensembles de critères d’abord, puis de chacun des critères constituant cet ensemble ensuite.

C. Résultats
On obtient un tableau qui peut avoir cet aspect :

Le transporteur X obtient 2 299 points.
On continue avec tous les transporteurs et on compare. Et on discute. En général, on revient sur quelques notes, on rediscute quelques pondérations.
Ensuite il faut en tirer les conséquences et ne garder que les deux ou trois meilleurs. Le dernier avantage de ce tableau, c’est qu’il permet également d’argumenter le non-choix des transporteurs à qui il faudra dire qu’ils n’ont pas été retenus en « short list ».

3/ La « short list » et les visites

Le même principe de grille peut être utilisé pour départager les finalistes, ceux qui constituent la « short list ».
Ensuite, l’idéal est d’aller chez eux, les visiter, c’est important. Mais pas n’importe comment.
D’abord on prend rendez-vous. On y va à deux ou trois, pas plus. Ce n’est pas une délégation.
On a préparé sa grille de choix, donc ses questions. Chacun des membres du groupe doit visiter au moins un transporteur, mais, comme tout le monde n’ira pas chez tous les transporteurs, il est important que les questions soient les mêmes, sinon on va comparer des choux et des carottes.

À quelle heure doit-on visiter un transporteur ?
Deux solutions :
• Celle qui vous décrédibilise
Une des heures les plus utilisées pour visiter un prestataire, c’est vers 10 h 30 le matin. Ce n’est pas facile à écrire ni à dire, mais c’est stupide.
À cette heure-là, il n’y a plus un camion sur le site et on pourra voir la personne chargée de nettoyer le quai en pleine action. Vraiment stupide. Et puis la ficelle pour se faire inviter à déjeuner est tellement grosse que vous en perdrez toute crédibilité. Et pour longtemps !

• La sérieuse
C’est l’heure à laquelle vous avez le plus de probabilités de voir traiter un fret comparable au vôtre.
Bien sûr, en cas de complet de chez vous jusque chez votre client, il faut visiter à l’heure à laquelle votre fret pourrait passer chez le transporteur. Et il serait bien étonnant qu’il n’y passe pas de temps en temps.
C’est donc la question à poser au transporteur, et si la réponse est 20 heures, alors il faut y aller à 20 heures et rentrer ensuite directement. Si la réponse est 7 heures du matin, rien ne vous empêche d’apporter des croissants. En matière de crédibilité, vous ne craindrez plus personne.
Une heure crédible, des questions réfléchies, un tableau sérieux et vous revenez avec des notes que vous pouvez comparer.

Repère
Comparer les offres
Il est intéressant de pouvoir comparer des offres de plusieurs transporteurs d’horizons différents. Les gros ont l’habitude et je peux avoir un bon service parce qu’ils sont rodés, et un bon prix parce qu’ils font la route tous les jours. L’inconvénient, c’est que vous allez être un client quelconque, un client comme les autres. Pour reprendre mon cas personnel, les locaux de ma Bretagne natale, ça peut les intéresser, ils me connaissent et je serai bien traité. L’inconvénient, c’est qu’ils doivent trouver un chargement en retour, pas forcément facile.
Les transporteurs du lieu de destination, Poznan dans mon cas, ça ne les intéressera que s’ils ont déjà du fret vers la France et qu’ils cherchent un retour ; les avantages, c’est que je paierai moins cher parce que je leur donne la certitude de charger en camion complet en retour et qu’ils connaissent bien la région de Poznan et seront moins ralentis à l’arrivée. L’inconvénient, c’est que quand ils n’auront plus de fret Poznan-France, ils risquent de ne plus être très intéressés.

4/ La mise en place du nouveau transporteur

Très souvent négligée, l’étape de la mise en place d’un nouveau transporteur est très importante.
L’attention qu’on porte à cette étape témoigne de l’intérêt qu’on porte à la prestation.
Il est très important que la date soit clairement définie. Pas semaine 13, mais plus précisément, le lundi 26 mars. La semaine précédente, cette date doit être confirmée par mail. Le jour dit, le responsable de quai, et au moins un autre des membres du groupe doivent être présents. Un des membres qui a visité le transporteur choisi, de préférence. Il y a fort à parier qu’un responsable du transporteur sera présent. Vous devez lui prouver votre intérêt. Pour ça, il faut être présent.
Que le prestataire ait été présent ou pas, il est toujours bon d’envoyer un mail à son interlocuteur pour lui faire part du bon déroulement, ou pas, de la première prestation.