Annexe 6/ Le certificat OEA

Depuis le 1er janvier 2008, le statut ou la certification OEA (opérateur économique agréé) prévus par la réglementation communautaire apporte la reconnaissance officielle par les douanes de la qualité et de la fiabilité des entreprises qui en sont titulaires. Il offre la garantie d’une fréquence limitée des contrôles et d’un allégement des formalités requis tant du point de vue strictement douanier que des nouvelles exigences en termes de sécurité et de sûreté.

1/ Qui peut demander l’octroi du certificat OEA ?
Ce statut, ouvert à l’ensemble des entreprises quels que soit leur taille et leur statut, est fortement recommandé pour toutes les entreprises ayant une activité significative en matière de commerce extérieur ou étant des acteurs important dans la chaîne logistique internationale. Les critères d’octroi sont quasiment identiques à ceux demandés pour l’octroi ou le renouvellement des procédures domiciliées.

2/ Quels sont les certificats OEA ?
Le statut d’opérateur économique agréé donne lieu, selon l’option que vous choisissez, à la délivrance de trois certificats distincts ayant chacun leurs avantages :
• le certificat OEA « simplifications douanières » ;
• le certificat OEA « sécurité/sûreté » ;
• le certificat OEA « intégral – simplifications douanières et sécurité/sûreté », cumulant les caractéristiques des deux précédents certificats.

3/ Les avantages de l’OEA
Depuis l’été 2009, le titulaire du certificat OEA sécurité et sûreté ou du certificat OEA simplifications douanières/sécurité et sûreté (certificat intégral ou complet), bénéficie, dans le cadre de la procédure d’exportation, d’un nombre de contrôles réduits aux fins de la sécurité/sûreté et sous certaines conditions,
d’un jeu de données réduit. Il en sera de même à l’importation, à compter du 1er janvier 2011, date à laquelle la déclaration sommaire d’entrée (déclaration transmise par voie électronique préalablement à l’entrée des marchandises dans le territoire de la Communauté) sera obligatoire.

4/ Comment et auprès de qui formuler une demande ?
Deux possibilités sont offertes à l’opérateur :
• par voie électronique via le portail Pro.douane. Cette option nécessite au préalable l’ouverture d’un compte Pro.douane et d’opter pour le statut d’opérateur Pro.douane ;
• à défaut, par écrit en adressant sa demande au Bureau E/3, 11 rue des Deux-Communes, 93558 Montreuil Cedex.
Le demandeur doit remplir et déposer une demande formelle accompagnée du questionnaire d’auto-évaluation, d’un organigramme de la société et, éventuellement, d’un extrait du Kbis.

5/ Les conditions d’octroi
Les conditions d’octroi du certificat sont les suivantes :
• absence de condamnations pour infraction pénale grave liée à votre activité ou à celle des personnes chargées du dédouanement et de la logistique ;
• accessibilité aux systèmes de gestion comptables et logistiques ;
• suivi formalisé des écritures relatives aux flux « douaniers » et logistiques ;
• distinction opérée dans les systèmes entre marchandises communautaires et tierces ;
• existence de procédures formalisées en matière de contrôle interne permettant la détection des irrégularités ou fraudes ;
• existence de dispositifs relatifs à la maintenance, à la sauvegarde, à la restauration et à l’archivage des données relatifs aux flux « douaniers » et logistiques ;
• conservation et archivage sécurisés conformes aux exigences du contrôle douanier ;
• sensibilisation du personnel concerné par les flux logistiques et douaniers à la nécessité d’informer la douane en cas de difficultés à se conformer à la législation ;
• solvabilité financière suffisante au cours des 3 dernières années.
Il est à noter que pour le certificat OEA sécurité/sûreté et le certificat OEA intégral ou complet sont examinés s’ajoutent les exigences en matière de sécurité et de sûreté suivantes :
• sécurité des bâtiments et leur accès ;
• procédures de contrôle des unités de fret lors de la réception, du stockage et du départ de marchandise ;
• enquête de sécurité pour les employés chargés de la sécurité ;
• obligation d’identification et de « fiabilisation » des partenaires dans la chaîne logistique internationale ;
• sensibilisation/formation des employés aux questions de sécurité et de sûreté.

6/ Comment les critères d’octroi sont-ils vérifiés ?
Les opérateurs ayant soumis leur demande de délivrance sont audités par des services douaniers spécialisés (les SRA -services régionaux d’audit). À l’issue de l’audit (ou des audits), un rapport est remis au demandeur, quel que soit le résultat (délivrance du certificat OEA demandé par le bureau E/3 ou rejet de la demande). Dans le but de préparer au mieux leur audit, il est recommandé aux entreprises de prendre connaissance de la réglementation applicable. À cette fin, un module d’apprentissage « e-learning » d’une durée d’environ deux heures, spécialement conçu à cet effet, est disponible sur le site www.douane.gouv.fr.

7/ Qui délivre la certification OEA ?
En fonction des résultats de l’audit, le bureau E/3 de la DGDDI vous délivrera, le cas échéant, le certificat OEA demandé.

Bilan au 31 janvier 2011
4 831 certificats OEA ont été accordés en Europe. La France se classe en troisième position pour le nombre de certificats accordés, avec un total de 399 (pour 545 demandes déposées), se décomposant en :
• 77 certificats OEA « simplifications douanières » ;
• 43 certificats OEA « sécurité/sûreté » ;
• 279 certificats OEA « intégral – simplifications douanières et sécurité/sûreté ».
Le profil des entreprises certifiées est varié : les commissionnaires en douane et de transport, les logisticiens et transporteurs représentent 53 % des titulaires alors que les chargeurs, grandes entreprises et PME confondues, en constituent 47 %. La nécessité de respecter les critères de l’OEA simplifications douanières pour bénéficier d’une procédure simplifiée, et la reconnaissance internationale de l’OEA sécurité/sûreté, constituent des arguments incontournables en faveur de la certification OEA.