2/ La négociation avec un fournisseur étranger : l’interculturel

La préparation de la rencontre avec votre fournisseur étranger est fondamentale.

2.1. La préparation

Vous devez préparer cette négociation avec méthode.

Première étape : elle consiste à bien connaître l’organigramme de la société de votre fournisseur, les noms et les fonctions principales de vos interlocuteurs. Ce travail a normalement été effectué en amont, lors du choix de celui-ci. Cela dit, vous ne serez pas pour autant à l’abri de changements d’interlocuteurs au dernier moment ce qui vous placerait face à des personnes dont vous ne connaissez pas les fonctions.
Cette étude vous permettra de bien ou de mieux comprendre les différents niveaux de décisions chez votre partenaire.
Il est intéressant aussi d’essayer d’évaluer l’importance de votre besoin dans le chiffre d’affaires de votre fournisseur car cela vous donnera plus de poids dans la discussion à venir. Même si c’est parfois une information difficile à obtenir, la connaissance, par exemple, de sa capacité de production vous donnera une première idée.

Deuxième étape : fixez-vous des priorités, en particulier sur les points du cahier des charges à négocier afin de ne pas vous laisser entraîner dans des discussions sans fin sur des points de détail. Il s’agit de noter l’importance relative des concessions que vous attendez ou que vous ferez vous-mêmes et de vous focaliser sur les plus importantes pour vous.

Troisième étape : fixez-vous des objectifs, à savoir des résultats à atteindre et des résultats dits de repli, c’est-à-dire que vous pouvez encore accepter. Cela vous permettra lors de la négociation d’avoir l’air de lâcher du lest et donc d’être coopératif.

Le travail précédent équivaut plus ou moins à déterminer vos marges de manœuvre dans le but d’éviter les ruptures, d’obtenir des contreparties et d’arriver à une négociation « win/win », c’est-à-dire gagnant/ gagnant. Vous vous êtes donc bien préparé et par cette méthode vous avez mis en place votre stratégie. Bien évidemment, votre fournisseur a aussi préparé la négociation et mis en place sa propre stratégie de vendeur.

Avis d’expert HSBC
Il faut comprendre les motivations cachées du fournisseur
Beaucoup d’entreprises n’utilisent pas tous les avantages dont elles disposent dans leurs négociations avec les fournisseurs et butent sur l’obstacle culturel. Les incompréhensions mutuelles peuvent provoquer une détérioration de la négociation, voire même conduire à son échec. L’objectif de l’acheteur doit être de réduire le champ d’incertitudes. Il est donc très important de connaître la culture des affaires locales. Lorsqu’un fournisseur formule des exigences qui semblent excessives, il faut comprendre ses motivations cachées et essayer d’y répondre (financement local élevé, contraintes réglementaires…) en obtenant des informations tant sur l’entreprise que sur le marché sur lequel elle opère. Une fois l’obstacle culturel levé, l’acheteur a tout intérêt pour maximiser sa marge commerciale à négocier assez rapidement les conditions de paiement de la marchandise ou de couverture de la devise le cas échéant. Il ne doit pas hésiter à utiliser le crédit documentaire comme outil de négociation en l’adaptant (liste des documents, offre de paiement à vue ou à échéance, etc.). Le banquier peut être de ce point de vue une source précieuse de conseils.

2.2 La négociation

Plaçons-nous dans la position où vous vous rendez dans l’usine de votre fournisseur pour négocier. Vous êtes dans une négociation en face à face.

Vous ne serez pas maître du lieu, de l’environnement de la négociation. La seule chose que vous connaissez est la date et l’heure du rendez-vous. De plus, vous ne serez pas maître du temps car l’importance de votre venue résidera dans la conclusion de l’achat et non le temps que vous allez y consacrer. Dans ce cas, le temps ne doit pas représenter pour vous une contrainte car cela n’en sera pas une pour votre fournisseur. Il est donc important de vous adapter aux coutumes locales et de ne pas accélérer le rythme, car cela pourrait être préjudiciable à votre négociation.

Les présentations d’usage faites, vous avez identifié vos interlocuteurs autour de la table et leur importance et pouvez aborder les points à discuter dans l’ordre que vous avez choisi. Un bon point est à cet égard d’avoir pris en amont l’initiative d’envoyer un ordre du jour de la réunion avec les points à discuter.
Diverses stratégies peuvent être utilisées pour connaître les limites de votre fournisseur, mais il faut être attentif à ne pas atteindre un point de rupture et à toujours garder la possibilité de revenir sur certains points pour faire des concessions.

Il faut plutôt installer une stratégie de « donnant/donnant » afin qu’aucune des deux parties n’ait l’impression de perdre la face. Cette perte de face est un facteur dont il faut absolument tenir compte dans de nombreuses cultures, comme par exemple au Moyen-Orient et en Asie.

Le conseil de Pierre
Une fois que vous vous êtes accordés sur les points soulevés, il est indispensable de reformuler cet accord et bien sûr de le formaliser. N’hésitez pas à souligner, si le fournisseur est nouveau, qu’en cas de bon déroulement de la commande, d’autres suivront et que cela sera profitable à vos deux entreprises dans le futur.
Cette formalisation indispensable doit être réalisée sur place car les écrits restent et les paroles s’envolent.

2.3 Les aspects interculturels

Généralement la négociation se fait entre des personnes de cultures différentes, asiatique, mais aussi européenne ou africaine, moyen-orientale ou américaine.

Quels sont les éléments à prendre en compte dans une négociation au niveau interculturel ? Ils sont de plusieurs catégories :
– En priorité la langue utilisée : ce sera la vôtre, celle du fournisseur ou, plus communément, l’anglais des affaires. Il est aussi possible que dans certains cas vous ayez recours à un traducteur de l’entreprise ou extérieur. Dans ce cas, vérifiez bien que le traducteur comprend le contenu de vos paroles en cas d’utilisation de termes techniques. N’hésitez pas à le former au préalable sur les produits si cela s’avère nécessaire.

– L’environnement : dans la salle ou le lieu où se tient la discussion, vous devez respecter les distances avec vos interlocuteurs, faire attention à ne pas les « froisser » par des attitudes qu’ils pourraient juger irrévérencieuses. Certaines cultures ont l’habitude d’une distance minimum à respecter.

– Le comportement : ne vous asseyez pas avant d’y être invité et asseyez-vous à la place qui vous est indiquée. En règle générale, vous serez placé de part et d’autre d’une table et en face de votre interlocuteur de même rang pour négocier.

– Le temps : comme déjà indiqué, le temps est un facteur important dans la négociation. Vous serez peut-être pressé d’aborder la négociation alors que votre partenaire souhaitera vous faire visiter son usine, vous inviter à déjeuner et aborder le cœur du sujet ensuite. Il est indispensable que vous vous adaptiez à ce rythme au risque de faire capoter vos négociations.
Ne soyez donc pas pressé, nerveux, impatient, et soyez prêt à expliquer à nouveau, à argumenter, à ne pas forcer la décision, en particulier en Asie.

Le conseil de Pierre
Il existe bon nombre de livres comme « Comment faire des affaires avec… » des conseillers du commerce extérieur de la France (www.cnccef.org). Généralement d’un prix abordable, ils vous permettront une première approche de la négociation interculturelle. Vous pouvez vous en inspirer, mais, si vous n’avez pas le temps de les étudier, adoptez une attitude plutôt humble, correcte, et armez-vous de patience. Par-dessus tout, soyez prêt à faire des concessions. Pour la Chine vous pouvez vous référer au site suivant :
www.marketing-chine.com/conseils-business-en-chine/la-negociation-en-chine