Fiche douane pratique : Votre première exportation : toutes les formalités douanières à prévoir

Voici une nouvelle rubrique dédiée aux procédures et documents douaniers. Son objectif : initier les débutants tout en constituant des mémos pour les plus aguerris. Pour cette première fiche pratique, nous listons toutes les formalités à prévoir lorsque l’on exporte pour la première fois depuis la France, membre de l’Union douanière européeenne.

I – Les échanges intracommunautaires

1. Définitions et principes généraux

Chaque introduction n’implique plus un passage des marchandises auprès d’un bureau de douane mais une livraison directe au destinataire. Les obligations déclaratives se réalisent à posteriori auprès de la douane et des services fiscaux. La réglementation communautaire impose une déclaration statistique (Intrastat) qui, en France, porte le nom de déclaration d’échanges de biens (DEB). Cette déclaration a deux fonctions : l’une statistique et l’autre fiscale. La collecte s’effectue par le canal de la douane mensuellement. La déclaration purement fiscale reste impérative à partir du formulaire CA3/CA4 classique en portant le montant de la TVA sur les marchandises. La vente sera hors taxes.

Précisions importantes :

Si vous êtes assujetti à la TVA avec un numéro d’identification, vous devez établir une DEB pour vos acquisitions intracommunautaires, sauf si votre chiffre d’affaires intracommunautaire est inférieur à 150 000 euros par année civile.

Attention, la terminologie douanière fait référence à des introductions et la terminologie fiscale à des réceptions, ce qui correspond au même flux.

2. Procédure, type de document et recommandations

La douane vous offre deux outils pour la dématérialisation de votre déclaration :

> la téléprocédure DEB sur le site sécurisé des téléprocédures Pro.douane (portail Internet : https://pro.douane.gouv.fr) ;

> le logiciel IDEP/CN8 (Intrastat declaration Entry Package/Combined Nomenclature).

Vous devez sélectionner le modèle de déclaration correspondant à votre niveau d’obligation :

> la déclaration détaillée (gros importateurs) – formulaire n° 10838 au format PDF ;

> la déclaration simplifiée (petits importateurs) – formulaire n°10839 au format PDF.

Il est possible, à titre occasionnel, d’utiliser le formulaire papier pour établir la DEB.

Attention : Il est très important de bien déterminer le classement douanier de chaque produit, donc de définir l’espèce tarifaire à partir des Notes explicatives du système harmonisé (SH) et de la Nomenclature combinée (NC). Vous pouvez également recourir à la procédure du RTC (Renseignement tarifaire contraignant).

3. Où transmettre votre déclaration

Le siège social de votre entreprise détermine le centre de collecte de rattachement, donc le Centre interrégional de saisie des données (CISD), auquel vous devrez envoyer la DEB. Vous trouverez la liste des CISD sur le site Internet de la douane.

4. Archivage, contrôle et recours

> La règle d’archivage des documents est de trois ans + l’année en cours (minimum).

> Les contrôles sont documentaires, à partir des dossiers et des DEB au cours de la période ci-dessus (pour l’archivage).

> En cas de litige, la transaction amiable est la plus fréquente, mais il est toujours possible de saisir les tribunaux avec l’assistance d’un cabinet conseil.

II – Les échanges extracommunautaires

1. Définition et principes généraux

Le cadre juridique de ces opérations est le Code des douanes communautaires (CDC), consultable sur le site Internet de la Commission européenne « Europa ». Le CDC est en phase de modernisation, une nouvelle version devant être mise en vigueur vers fin 2009/début 2010. La vente sera hors taxes. L’envoi nécessite le passage obligatoire par un bureau de douane pour la réalisation des formalités d’exportation avec dépôt d’une déclaration douanière d’exportation avant expédition. Un contrôle physique des marchandises est possible suivant les critères spécifiques des services douaniers.

Important : l’obtention du « Bon à enlever » permet l’expédition immédiate des marchandises.

2. Procédure, type de document et recommandations

La matérialisation de cette déclaration d’exportation se présente sous la forme du DAU (Document administratif unique). Vous pouvez recourir à la procédure de droit commun au bureau en déclarant au coup par coup chaque exportation. Cette méthode est dite aussi la procédure au bureau. Bien entendu, pour les envois fréquents, il est préférable de retenir la procédure de dédouanement à domicile (PDD) ou à une procédure de dédouanement unique (PDU) avec un seul bureau de domiciliation lorsque vous avez plusieurs sites d’exportation en France. Pour les opérateurs effectuant des exportations à partir de plusieurs établissements dans l’Union européenne, il est possible de recourir à la procédure de dédouanement unique communautaire (PDUC) avec un bureau de domiciliation de leur choix.

Attention !

Pour l’obtention de l’une ou l’autre de ces procédures à domicile, vous devez au préalable signer une convention avec la douane. Il est aujourd’hui possible de réaliser un certain nombre de procédures de façon dématérialisée, par l’intermédiaire du nouveau système douanier Delta, accessible à partir du site Internet Pro.douane.

À ce jour, sont en place les téléprocédures Delta C (qui remplacera la Sofi fin 2008) pour les procédures de droit commun, Delta D pour les procédures à domicile et Delta E pour l’express.

La douane a fait également des développements Delta en relation avec les applications en cours comme ECS (pour la justification de la sortie du territoire douanier de l’Union européenne et qui permettra à l’horizon de juillet 2009 de transmettre au bureau de sortie la déclaration sommaire aux fins sécuritaires) et EMCS (pour la circulation des produits soumis aux accises).

Pour le transit sous douane, vous devez recourir à l’application NSTI qui, très prochainement se trouvera dans Delta.

Important à prévoir :

Une garantie bancaire doit être mise en place pour couvrir les « opérations diverses » et une autre garantie pour le transit sous douane. Des procurations en douane doivent être sollicitées auprès des services douaniers au niveau régional.

L’obtention préalable d’une licence d’exportation ou d’un certificat d’exportation (avec ou sans dépôt d’une garantie bancaire suivant le cas) auprès des administrations compétentes est à prévoir en fonction du type de marchandise.

Prévoir aussi l’établissement d’un certificat d’origine avec visa ou la certification de l’origine sur la facture suivant les accords avec le pays de destination et de la demande spécifique de l’acheteur.

Il est très important de bien déterminer le classement douanier de chaque produit, donc de définir l’espèce tarifaire à partir des Notes explicatives du SH et de la Nomenclature combinée (NC). Vous pouvez aussi recourir à la procédure du RTC (Renseignement tarifaire contraignant) pour obtenir une décision de classement.

3. Archivage, contrôle et recours

En matière d’archivage, la règle est de trois ans + l’année en cours, mais vous pouvez avoir un archivage sur une période supérieure pour d’autres motifs. Il existe deux types de contrôles possibles :

> contrôle à priori lors des formalités douanières qui pourra être documentaires et physique ;

>contrôle à posteriori qui ne sera que documentaires.

Bien entendu, l’un ou l’autre des contrôles pourrait aboutir à des litiges y compris des suites contentieuses.

Enfin, pour les recours, la transaction amiable est la plus fréquente, mais il est toujours possible de saisir les tribunaux avec l’assistance d’un cabinet conseil.

Bernard Parent, expert en douane

Le service DEB sur Pro.douane vous permet de :

> saisir en ligne vos DEB ;

> consulter ou modifier vos DEB ;

> valider et transmettre vos DEB ;

> rechercher l’historique de vos DEB, depuis n’importe quel point d’accès Internet et de recevoir un accusé de réception

Comment accéder aux procédures dématérialisées

Vous devez signer une convention avec la douane pour l’utilisation de ces produits qui sont adaptés à la taille des entreprises et en fonction de vos opérations commerciales. Vous pouvez vous procurer gratuitement le logiciel IDEP/CN8 par simple demande à votre Centre interrégional de saisie des données (CISD), ou à la Direction des statistiques et du commerce extérieur à Toulouse (DNSCE) à partir du site de la douane à l’adresse : https://pro. douane.gouv.fr. Ce logiciel permet également d’accéder à la nomenclature combinée des produits (NC8) à 8 caractères et aux codes NGP (nomenclature générale des produits).

Les conseils de l’expert

Vous pouvez acquérir des logiciels douaniers auprès de certains éditeurs qui ont reçu un label de conformité de la Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI). Cependant, ceux-ci sont payants ! Exemples d’éditeurs : Conex, Easylog, Euro Soft, etc.

Pour les questions d’ordre général, un numéro indigo est à votre disposition : Infos douane service au 0 820 02 44 44 (0,12 euro TTC min) du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h.

Pour une réponse personnalisée sur la réglementation douanière, rapprochez-vous du pôle d’action économique (PAE) de la Direction régionale des douanes et droits indirects dont dépend votre entreprise, et plus particulièrement, de sa cellule conseil aux entreprises.

Les conseils de l’expert

Pour l’accomplissement des formalités douanières, vous avez trois choix possibles :

> réaliser vous-même les dédouanements ;

> sous-traiter les dédouanements auprès d’un commissionnaire en douane en gardant la maîtrise des opérations et en restant le titulaire d’une procédure à domicile ;

> externaliser vos formalités douanières auprès d’un prestataire unique.

Attention au mode de représentation en douane puisqu’il y deux options, la représentation « directe », qui n’est qu’un simple mandat, et la représentation « indirecte » qui rendra solidaire le prestataire à l’opérateur. Le bon choix est la représentation «indirecte ».

> Vous pouvez acquérir des logiciels de dédouanement auprès de certains éditeurs qui ont un agrément de la Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI) pour la connexion avec Delta.

Pour toutes questions d’ordre général sur la réglementation douanière, rapprochez-vous du Pôle d’action économique (PAE) de la Direction régionale des douanes et droits indirects dont dépend votre entreprise, et plus particulièrement de sa cellule-conseil aux entreprises.

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