Fiche douane pratique n° 91 : ce qu’il faut savoir sur la référence unique de l’envoi (RUE)

La référence unique de l’envoi (RUE) est un numéro de référence à usage essentiellement douanier qui est prévu dans le Code des douanes unique (CDU). Il sera appliqué en 2016. À quoi sert-il, que faut-il en savoir ? Un point s’impose.

I/ Contexte

Le principe de la RUE (Référence unique de l’envoi) repose essentiellement sur la nécessité pour la douane de faciliter les échanges internationaux licites, tout en mettant en place les instruments de surveillance nécessaires pour faciliter des contrôles efficaces et rentables reposant sur des audits. L’obligation pour la douane de protéger la société (recevabilité) et de percevoir le montant exact des recettes est de la plus haute importance.
Les autorités douanières ont de plus en plus tendance à régler les questions fiscales loin des frontières, mais la recevabilité demeurera toujours une activité de contrôle réalisée à la frontière, tant pour les importations que pour les exportations. Cette scission de responsabilités qui incombent à la douane implique la mise en place d’une piste d’audit complète entre l’origine et la destination de l’ensemble de la transaction commerciale.
Le principal objectif de la RUE consiste à définir un mécanisme générique suffisamment souple pour faire face aux cas de figure les plus courants en matière de commerce international.
Important : le principe de la RUE repose sur l’utilisation maximale des références existantes concernant le fournisseur, le client et le transport.

Repère

Les cinq commandements de la RUE
La RUE doit :
• être appliquée à tous mouvements internationaux de marchandises pour lesquels un contrôle douanier est nécessaire,
• être utilisée uniquement comme clef d’accès pour les contrôles, le suivi des envois et des renseignements, ainsi qu’à des fins de comparaison,
• être unique aussi bien à l’échelon national qu’international,
• être appliquée au niveau de l’envoi,
• être émise le plus tôt possible au cours de la transaction internationale.

Bon à savoir

L’UCR / RUE de l’OMD se trouve déjà dans le Code des Douanes de l’Union (CDU) ainsi que dans les annexes (Actes délégués et d’exécution) que la Douane française appliquera à compter du 1er mai 2016.

II/ Les avantages de la RUE

La RUE permet aux différents systèmes de renseignement d’une administration des douanes et de ses partenaires commerciaux de travailler ensemble le plus efficacement possible.

La RUE présente de nombreux avantages, notamment :
• Renforce la sécurité aux frontières par un meilleur accès aux renseignements au moment de la mainlevée ;
• Contribue à la coopération entre les administrations des douanes des pays d’exportation et d’importation, afin d’offrir aux entreprises agréées des procédures de bout en bout et un traitement intégré simple de l’ensemble de la transaction ;
• Permet le traitement des données préalables avant l’attribution d’un numéro de déclaration de marchandises ;
• Contribue à une mainlevée rapide ;
• Facilite la gestion de la chaîne logistique et améliore les opérations « juste à temps » ;
• Évite les redondances dans les données communiquées par le transporteur et l’importateur ;
• Réduit le volume de données à présenter au moment de la mainlevée ;
• Apporte une aide supplémentaire dans la réception et la manutention des marchandises dans les ports ;
• Permet les contacts commerciaux et officiels en tout point de la chaîne logistique ;
• Réduit les frais occasionnés par les contrôles ;
• Encourage une plus grande coopération au niveau de la douane.

III/ La mise en œuvre de la RUE

La mise en œuvre de la RUE devrait avoir lieu à l’échelon national. Toutefois, la RUE est plus efficace lorsqu’elle est mise en œuvre dans un cadre bilatéral ou multilatéral, encourageant ainsi la coopération entre les administrations des douanes, ce qui permet d’aboutir à des services et à des procédures complètement adaptées à la tendance croissante de gestion centralisée des transactions commerciales internationales.
La mise en œuvre de la RUE ne devrait avoir lieu qu’après une étroite concertation avec les milieux commerciaux, comme demandé dans la recommandation sur la RUE. Il est clair que la mise en œuvre prendra un certain temps, ce qui exigera une certaine souplesse de la part de toutes les parties en cause.
L’objectif sera de parvenir à une mise en œuvre totale, et aussi bien la douane que les milieux commerciaux devraient en tenir compte dans l’élaboration de leurs plans d’investissement et d’activité à long terme. Étant donné que le modèle de données douanières de l’OMD couvre déjà la RUE, il convient d’envisager une mise en œuvre simultanée des deux initiatives.

• Recommandation de la RUE
Principes sur lesquels repose la RUE
Du point de vue de la douane, la RUE est destinée à garantir une piste d’audit ininterrompue, depuis la source jusqu’à destination, afin qu’il soit plus facile d’effectuer davantage de contrôles reposant sur des audits.
Il s’agit principalement de mettre en place un dispositif générique suffisamment souple pour répondre aux situations les plus couramment observées dans les échanges internationaux. À cette fin, il faut prendre en compte les objectifs visés par la chaîne logistique internationale, et non pas les procédés employés actuellement.

Critères des références uniques des envois
La recommandation de l’OMD concernant la RUE contient un certain nombre de critères que devra remplir chacune des solutions techniques suggérées aux fins de la RUE.

Consultation des milieux commerciaux : La consultation officielle des milieux commerciaux constitue une pratique recommandée par l’OMD depuis de nombreuses années. Cette consultation est devenue une partie essentielle de la Convention de Kyoto révisée et a reçu le statut de norme obligatoire dans l’Annexe générale (Normes 1.3 et 8.5). La consultation des milieux commerciaux constitue également une obligation majeure des Directives douanières de l’ICC.

Champ d’application : Cette obligation s’applique à toutes les transactions, y compris celles n’ayant pas un caractère commercial. La recommandation permet que la RUE soit attribuée par la partie qui est à l’origine de la transaction internationale ou en son nom. Beaucoup d’envois, en particulier ceux n’ayant pas un caractère commercial, sont acheminés par des opérateurs de systèmes de transport intégré qui appliquent des systèmes de repérage et de suivi fiables. Pour ce type d’envois, il est donc possible et souhaitable pour le fournisseur (expéditeur) et le client (destinataire) d’utiliser le « numéro de repérage » délivré par l’opérateur du système de transport intégré en tant que RUE.
Niveau de l’envoi : La RUE doit être appliquée au niveau de l’envoi, un envoi étant défini comme « le nombre total d’articles figurant sur le contrat commercial conclu entre le fournisseur et le client, transportés en un ou plusieurs envois ». Cette définition tient compte des deux activités déterminantes du commerce international, à savoir, le contrat commercial conclu entre le client et le fournisseur, et le contrat de transport conclu avec le transitaire ou le transporteur.

Code d’accès : La RUE sert de code d’accès pour le contrôle, le repérage des envois, le regroupement et le rapprochement des renseignements. Cela signifie que la RUE n’est pas destinée à être la source des renseignements concernant l’envoi des diverses parties prenantes de la chaîne logistique, mais le code d’accès à ces renseignements.

Unicité : L’unicité est un critère très important de la RUE qui doit tenir compte d’un certain nombre de facteurs. Les solutions individuelles permettant de concevoir la RUE qui sont mentionnées dans les Directives indiquent qu’à l’échelon national et international, l’unicité requiert au moins un identifiant de partie unique et un numéro d’ordre unique conforme à la norme ISO 15459 (Partie 1 et Partie 2).

Partie émettrice : La RUE doit être émise pour tous les envois par la partie qui est à l’origine de la transaction commerciale internationale, ou en son nom. Le fournisseur et le client sont les deux parties importantes d’une transaction commerciale internationale. Dans la majeure partie des cas, c’est le client qui est à l’origine de la transaction puisque c’est lui qui passe commande auprès du fournisseur (dans la plupart des cas, au moyen d’un bon de commande). Les conditions de livraison choisies et retenues (suivant Incoterm) pour une transaction commerciale donnée déterminent qui est à l’origine et responsable d’organiser le transport de l’envoi. Cela aura ensuite une incidence sur le fait que le fournisseur ou le client sera ou non chargé d’émettre la RUE.
Les conditions de livraison se divisent généralement en deux catégories, à savoir, les conditions « au départ » ou « à l’arrivée ». Dans le cadre des conditions au départ telles que « Départ usine », « Franco à bord » ou « Coût, assurance et fret », une grande partie, si ce n’est l’ensemble du transport, doit être organisée par le client. C’est dans le pays de départ qu’intervient alors le risque. Dans ce cas, il semble logique que le client soit chargé d’émettre et de communiquer la RUE au fournisseur. Dans le cadre des conditions à l’arrivée telles que « Rendu frontière », « Rendu droits non acquittés » ou « Rendu droits acquittée », la responsabilité de l’organisation du transport incombe au fournisseur. Dans ce cas, le risque intervient dans le pays de livraison et le fournisseur doit donc être chargé d’émettre et de communiquer la RUE au client.

Communication : La RUE doit être utilisée dans toutes les communications pertinentes entre l’ensemble des parties intervenant tout au long de la chaîne logistique et la douane ou tout autre service officiel compétent.

Bernard Parent – Expert

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