Fiche douane pratique n° 90 : certification OEA, ce qu’il faut savoir des dernières évolutions

La certification de l’Opérateur économique agrée (OEA) est considérée comme un véritable passeport incontournable pour gagner à l’international. Afin de stimuler l’adhésion des opérateurs, des simplifications ont été introduites, avec, notamment, un nouveau questionnaire d’auto-évaluation. Un point s’impose. 

I/ Le contexte

Les attentats terroristes du 11 septembre 2001 Outre-Atlantique ont mis en évidence la nécessité d’améliorer la sécurité dans son ensemble, et ce, partout aux États-Unis. Ainsi, le gouvernement américain a adopté des mesures de sécurisation des procédures douanières par le biais d’un partenariat avec les pays importateurs, notamment le Canada, soit le Custom Trade Partenership Against Terrorism (C-TPAT).

Dans un environnement économique international où la gestion des risques de sûreté contre le terrorisme et de sécurité des produits est un enjeu majeur, la communauté douanière internationale a de son côté pris des mesures pour renforcer la sécurisation des échanges internationaux.

Ainsi, l’Union européenne (UE) a adopté, en avril 2005, l’amendement sûreté au Code des douanes communautaire (règlement n° 648/2005 du 13 avril 2005) et instauré un cadre de gestion des risques communs à tous les États membres. Puis, elle a introduit de nouvelles dispositions en matière de sécurité-sûreté (règlement n° 1875/ 2006 du 18 décembre 2006). Cet amendement a introduit le concept d’Opérateur économique Agréé (OEA). Le statut est entré en vigueur le 1er janvier 2008.

Un label de fiabilité : dans une logique partenariale et de labellisation qualité, ce statut est garant pour les administrations douanières européennes ainsi que pour l’ensemble des acteurs de commerce international, de la fiabilité de l’entreprise en matière de respect de la réglementation douanière et dans le domaine de la sécurité-sûreté. Véritable projet d’entreprise, le statut OEA conduit à une étude détaillée des processus interne en vue de réduire les risques douaniers et optimiser les relations des opérateurs avec leurs prestataires.

Une reconnaissance large : délivré par la douane française en France, l’OEA est reconnu dans toute l’UE et dans les pays signataires d’accords de reconnaissance mutuelle comme Andorre, les États-Unis, le Japon, la Norvège, Saint-Martin, la Suisse, qui ont mis en place des statuts identiques. Grâce aux accords de reconnaissance mutuelle qu’ils ont signés avec l’Union européenne, le statut d’OEA permet de faciliter et d’accélérer les échanges avec ces pays. Le prochain accord, en phase de négociation avancée, devrait être signé avec la Chine.

Repère

Qu’est-ce que l’OEA ? L’OEA est une démarche volontaire et partenariale avec la douane. Le statut d’OEA permet à toute entreprise exerçant une activité liée au commerce internationale (PMU/PMI/ ETI ou grande entreprise) d’acquérir un label de qualité sur les processus douaniers et sécurité-sûreté qu’elle met en œuvre. Il permet de distinguer les entreprises les plus fiables. Il est attribué par les services douaniers des pays membres à toute entreprise établie au sein de l’UE qui remplit certains critères définis par la réglementation communautaire.

II/ L’accompagnement des entreprises

Réparties sur l’ensemble du territoire ainsi que dans les DOM, les « cellules conseil aux entreprises (CCE) » de la Direction générale des douanes et des droits indirects (DGDDI) accompagnent de façon personnalisée les opérateurs dans leur démarche de préparation de la certification. Cet accompagnement est gratuit comme l’est également la délivrance du statut OEA.

Cet accompagnement en amont de la demande est surtout axé sur une bonne compréhension du Questionnaire d’Auto-Evaluation (QAE) qui est obligatoire lors du dépôt de la demande, par lequel l’opérateur évalue ses processus en interne et procède à son auto-diagnostic, conditionnant un déroulé optimal de l’audit. Cet accompagnement ne se substitue pas à l’investissement nécessaire de l’opérateur, qui doit s’engager pleinement dans la démarche de certification. L’audit mené par les services douaniers est totalement gratuit.

III/ Les types de certificats 

Trois statuts OEA sont proposés pour le moment. Le choix du statut correspond à la nature de l’activité et à la place occupée par le demandeur dans la chaîne logistique internationale.

Certificat OEA Simplifications douanières (OEA- C) : Tout opérateur bénéficiant de procédures simplifiées douanières a vocation à obtenir ce statut ;

Certificat Sécurité-sûreté (OEA – S) : Les opérateurs souhaitant bénéficier de facilités en matière de contrôles douaniers liés à la sécurité et à la sûreté sont susceptibles de demander ce statut. Celui-ci est un atout important vis-à-vis des partenaires commerciaux.

Certificat OEA Simplifications douanières/Sécurité-sûreté (OEA – F ou full) : Les opérateurs sollicitant ce statut s’assurent à la fois d’une bonne gestion de leurs formalités douanières et de la sécurisation de leur propre chaîne logistique. La validité du certificat est permanente avec des audits de suivi.

Bon à savoir

Attention, dans le cadre du Code des douanes de l’Union (CDU) et des actes délégués et d’exécution applicables le 1er mai 2016, il n’y aura plus, à cette date, que 2 types de certificat : l’OEA-C et l’OEA -S.

IV/ Comment obtenir la certification

Préparation de la demande : Vous devez mettre en place une démarche en « mode projet » afin d’obtenir la certification OEA. Il est préconisé que chaque entreprise, en tenant compte de ses contraintes propres, désigne un responsable du projet OEA chargé de coordonner la démarche OEA.

Son rôle consistera à :

• Coordonner la phase d’auto-évaluation (préparation du questionnaire « QAE ») par la mobilisation de l’ensemble des acteurs concernés ;
• Fixer un calendrier d’avancement du dossier ; • Être le point de contact de la douane (pendant toute la durée de l’audit) ;
• S’assurer que l’entreprise continue de respecter les obligations liées à la certification, et, le cas échéant, informer la douane de tout changement important intervenu dans la situation de l’entreprise, une fois la société certifiée.

Le nouveau « Questionnaire d’auto-évaluation (QAE) » : Le QAE est un document communautaire harmonisé pour s’auto-évaluer en amont du dépôt d’une demande. Il permet en outre de jauger la capacité à répondre aux critères OEA et facilite le travail ultérieur des auditeurs douaniers. Le questionnaire couvre la majorité des situations que peuvent rencontrer les entreprises (par exemple, plusieurs places dans la chaîne logistique et recours fréquent à la sous-traitance). Dans ces conditions, la plupart des entreprises auront la possibilité de répondre « non concerné » à de nombreuses questions.

Elles sont réparties en trois parties distinctes :

• Connaissance générale de l’entreprise ;
• Simplifications douanières ;
• Sécurité – Sûreté.

Dans le cadre de la démarche d’amélioration du processus de certification menée par le bureau E/3 « Politique du dédouanement » de la DGDDI, un travail de simplification a été réalisé sur le questionnaire d’auto-évaluation (QAE), en vigueur jusqu’à juin 2014.

Le nouveau QAE ne comprend désormais plus que 154 questions. Quelque 46 questions ont été supprimées et 38 reformulées. La notice explicative du QAE a également été mise à jour. Il n’est plus présenté sous forme d’un formulaire Cerfa afin de permettre une gestion plus pertinente et rapide. Il en est de même du formulaire de demande de certification dans lequel deux rubriques ont été insérées. Elles permettront désormais aux opérateurs de donner leur consentement à l’échange d’informations propres à leur certification.

Bon à savoir

Afin de ne pas pénaliser les opérateurs ayant déjà engagé les préparatifs de leur demande de statut OEA dans la version précédente du QAE, une période transitoire expirant le 31 décembre 2014 est instituée durant laquelle les autorités douanières accepteront les demandes OEA accompagnées du QAE, sans tenir compte de la version employée. A compter du 1er janvier 2015, seuls le nouveau modèle de QAE français ainsi que le QAE originel communautaire seront acceptés. Pour mémoire, le QAE communautaire présente toujours un intérêt pour les grands groupes en raison de leur démarche de certification de l’ensemble de leurs filiales établies dans plusieurs EM.

V/ Déposer sa demande d’OEA

Pour les dépôts, deux possibilités :

• Par voie électronique via le portail Prodouane avec un suivi en ligne de l’évolution de son traitement. Depuis le 1er janvier 2013, via la téléprocédure SOPRANO disponible aussi sous Prodouane. Cette option nécessite au préalable l’ouverture d’un compte Prodouane et d’opter pour le statut « d’opérateur Prodouane » (création d’un compte Prodouane certifié).
• A défaut, par écrit en adressant la demande à la DGDDI (Bureau Politique du dédouanement (E/3)/Cellule OEA11, rue des Deux communes, 93558 Montreuil Cedex

Les documents nécessaires :

• formulaire de demande (en ligne ou papier) ;
• questionnaire d’auto-évaluation (QAE) ;
• organigramme des principaux responsables (contenant les noms + prénoms) ;
• K-Bis (moins de 3 mois)
(Source : Douane française et Base Europa)

Bon à savoir

• Le site Internet de la DG Taxud propose l’ensemble des documents utiles à la certification :
http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/customs_security/aeo/index_fr.htm

• Le Règlement d’Exécution (UE) n° 889/2014 de la Commission du 14 Août 2014, est disponible en PDF sur :
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT//PDF/ ?uri=OJ: JOL_2014_
243_R_0003&from=FR

• La liste des points de contacts pour les demandes OEA dans l’UE est disponible sur :
http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/customs_secutity/aeo/contact_tools_fr.htm
– Accès direct au document sur :
http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/customs/policy_issues/customs_security/aeocor

• Le magazine Douane n° 2 de la DGDDI consacré à l’OEA est disponible à l’adresse suivante : http://www.douane.gouv.fr/services/datadouane

• La Charte de l’audit douanier de janvier 2014 est consultable sur le site de la Douane française : www.douane.gouv.fr

Pour retrouver les précédentes fiches douanes cliquer ici