3.1.1 Lancer un appel d’offres transport

Après avoir écrit mon cahier des charges (voir exemple page suivante), je l’ai fait lire à mon responsable de production, à mon responsable du magasin et à mon responsable de quai. Bien entendu, ce cahier des charges doit évoluer, si la situation évolue.

À mon responsable de production, pour le sensibiliser à la régularité des livraisons, donc pour qu’il veille à ce que les outils et les matières de production soient en place assez tôt pour produire à l’heure, mais pas trop pour ne pas faire du stock inutile. C’est que je ne produis pas que cette chaise, mais comme ça prend de l’importance, je ne veux pas rater cette affaire.
À mon responsable du magasin pour qu’il veille à ce que les stocks soient suffisants pour préparer la livraison et que les chaises soient correctement palettisées avec le carton triple cannelure entre les deux colonnes et sur les chaises.
À mon responsable de quai pour qu’il vérifie que les horaires de chargement lui permettent de charger correctement la semi.
Et puis, Michel m’a conseillé de l’envoyer aussi à mon client tchèque pour qu’il puisse ajouter ses propres contraintes à la livraison et ne puisse pas me dire qu’il n’était pas au courant de quoi que ce soit concernant le transport.

Une des contraintes importantes qu’un client peut avoir est celle du jour de livraison.
Beaucoup de sociétés souhaitent recevoir la marchandise le lundi matin, ainsi elles peuvent commencer à livrer le lundi après-midi sans supporter le coût de stock en fin de semaine.

On en avait discuté avec mon client et on était tombés d’accord : une livraison le vendredi après-midi lui permettait de rentrer les chaises en stock, de préparer les expéditions le samedi matin et d’être prêt à livrer le lundi matin.
Dans le chapitre 10 du cahier des charges, « Livraison, localisation, horaires et procédure », j’ai écrit que je voulais une livraison le vendredi avant 17 h 00. Du coup, dans le chapitre 11 « Chargement », je demande quel jour et à quelle heure le camion doit partir pour arriver le vendredi avant 17 h 00 chez mon client. Comme pour la demande de cotation, je précise bien que la notion de respect de l’horaire de livraison est PRIMORDIALE et que la prestation serait jugée en grande partie sur ce point.
Michel m’a conseillé d’envoyer l’appel d’offres à deux transporteurs que mon client tchèque me conseillerait, deux locaux du Massif central et deux gros spécialisés dans la relation République tchèque – France.
L’avantage, c’est de pouvoir comparer des offres de plusieurs transporteurs d’horizons différents. Les gros ont l’habitude et je peux avoir un bon service parce qu’ils sont rodés, et un bon prix parce qu’ils font la route tous les jours. L’inconvénient, c’est que je vais être un client quelconque, un client comme les autres. Les locaux de mon Massif central natal, ça peut les intéresser, ils me connaissent et je serai bien traité. L’inconvénient, c’est qu’ils doivent trouver un chargement en retour, pas forcément facile, mais je ne veux pas les exclure a priori.

– Repère –
Il vaut mieux demander un conseil AVANT de faire. Le transporteur, surtout avant de conclure le contrat de transport, est toujours très disert sur la profession, le marché, les habitudes. Et il ne faut jamais se priver
de disert ! C’est l’occasion d’avoir un maximum d’informations sur un domaine que vous ne connaissez pas.

Les transporteurs de Prague, ça ne les intéressera que s’ils ont déjà du fret vers la France et qu’ils cherchent un retour ; les avantages, c’est que je paierai moins cher parce que je leur donne la certitude de charger en camion complet en retour et qu’ils connaissent bien la région de Prague et seront moins ralentis à l’arrivée. L’inconvénient, c’est que quand ils n’auront plus de fret Prague – France, ils risquent de ne plus être très intéressés.

Les conseils de michel
Le cahier des charges
Le cahier des charges et ses annexes, une fois approuvés, ont valeur de contrat entre les parties.
Exemple de cahier des charges
1. Présentation de la société
2. Qualité
3. Typologie de la marchandise
4. Typologie des clients
5. Conditionnement et supports de charge utilisés
6. Manutention des marchandises
7. Étiquetage
8. Documents de transport
9. Échange des informations
10. Livraison, localisation, horaires et procédure
11. Chargement
Les consignes de sécurité, ainsi que le protocole de sécurité, peuvent être joints en annexe du cahier des charges.
12. Suivi des performances
13. Modes de facturation, règlement, tarifs
14. Droit applicable
15. Assurance
16. Refus/retours
17. Annexes
Joindre en annexe, si nécessaire, les documents suivants :
– le plan transport
– la carte des délais
– les consignes de sécurité
– le cahier des performances

Le texte du cahier des charges présenté ici l’est à titre d’exemple et n’a pas valeur de cahier des charges type.