2.1/ Le cahier des charges transport

D’après Michel, il y a deux choses à examiner de très près, avant même de procéder à ma première expédition : il s’agit du cahier des charges et de l’appel d’offres pour choisir le meilleur transporteur. Michel a voulu en ajouter une troisième sur l’externalisation du transport et/ou de la logistique parce qu’il avait envie de dire ce qu’il pensait de ce qu’il voyait.

Il vaut mieux demander un conseil avant de faire les choses. Le transporteur, surtout avant de conclure le contrat de transport, est toujours très disert sur la profession, le marché, les habitudes. C’est l’occasion d’avoir un maximum d’informations sur un domaine que vous ne connaissez pas.
Et puis, il ne faut pas oublier qu’il y a des services internes à la société qui peuvent donner beaucoup d’informations : la préparation de commandes, les expéditions, la production, le commercial mais aussi la comptabilité, le juridique…

À propos du cahier des charges Commissionnaire de transport
Le cahier des charges Commissionnaire de transport n’est pas fondamentalement différent de celui du transporteur routier, aussi les différences seront-elles évoquées dans des encarts aussi fréquents qu’il sera nécessaire.

Le texte du cahier des charges présenté ici l’est à titre d’exemple et n’a pas valeur de cahier des charges type.
 
Objectif
L’objectif du cahier des charges est de définir vos besoins et vos contraintes. Néanmoins, il faut être prêt à modifier quelques-uns de ces besoins ou certaines contraintes si plusieurs transporteurs vous opposent une fin de non-recevoir.
Le marché a ses limites et peu de clients peuvent réellement le faire bouger.

2.1.1 La présentation de la société

Qui êtes-vous ? Que fait votre société ? Où êtes-vous implantés ? Combien y a-t-il de personnes dans votre société ? Où est-elle basée ? Quelle est la structure de votre société ? Sa place dans votre marché ? Dans la région ? L’organigramme ?

Il est bien évident qu’un transporteur mettra d’autant plus de moyens (humains, matériels, informatiques) en place qu’il sait exactement à qui il a affaire. Qu’il sait répondre à ces quelques questions :

• quel est le chiffre d’affaires que je peux facturer à ce prospect ?
• quelle est ma possibilité d’extension chez lui ?

À travers lui, ses collègues, ses sous-traitants, ses relations… ?
Vous faites exactement la même chose avec vos clients, non ?

A. La présentation générale des produits, type, valeur, DGR, TD…

Sans entrer dans le détail, il est important que le transporteur sache quel(s) type(s) de produits il devra transporter. C’est gros, petit, fragile, cher, pas cher, est-ce un produit dangereux (DGR), est-ce un produit qui suppose un transport sous température dirigée (TD) ?
Ces informations lui permettront d’avoir une idée des risques qu’il prendra, ou pas, s’il transporte vos produits.
Rien ne sert de lui mentir, il le saura de toute façon, alors autant lui dire tout de suite, ça fait plus sérieux !

B. La présentation de l’organisation transport

Qui s’occupe des transports chez vous ? Quelle fonction est en charge de ce dossier ?
Attention, le prestataire se rendra très vite compte du professionnalisme de ses interlocuteurs. Il saura s’il s’adresse à la secrétaire du patron qui fait ça en plus, ou s’il a en face de lui un(e) professionnel(le) du transport, même débutant(e).

• Les établissements concernés :
CDN, CDI, stock déporté…
Quelle est sa fonction de base de l’établissement concerné, celui d’où part la marchandise ? Est-ce un atelier de production ? Est-ce un entrepôt de stockage ? Est-ce un centre de distribution internationale (CDI – attention, dans ce cas, c’est la distribution qui est internationale, pas le centre) ? Est-ce un centre de distribution nationale (CDN) ? S’agit-il d’un stock déporté parce qu’il vous encombre chez vous ?
Là aussi, attention, selon les termes que vous allez employer, le transporteur percevra le niveau d’implication que vous mettez dans l’organisation de vos transports.

Si vous parlez d’un ton légèrement dédaigneux d’un stock qui est là-bas, chez Machin, parce que j’ai plus de place ici ou si vous présentez votre entrepôt d’où vous voulez faire partir les colis vers vos clients français pour pouvoir surveiller la préparation des commandes et les expéditions, ça n’a pas la même gueule !
Le transporteur ne vous fera pas forcément payer plus cher dans un ou l’autre cas, mais il est possible (peut-être) que vous payiez trop quand ça part de chez Machin.

• Les services et fonctions concernés :
production, transport, préparation, expédition…
Qui est concerné chez vous ? Il s’agit ici d’élaborer le cahier des charges AVEC les services qui peuvent être intéressés.
Si votre cahier des charges concerne des flux entre deux établissements de production, alors votre service production est incontournable.
La préparation de commandes peut devenir une question délicate si vous passez de flux poussés à des flux tirés. Dans ce cas, il y a fort à parier que l’ordre des préparations devra se calquer sur l’ordre des départs, et plus l’inverse. Si vous faites ça tout seul dans votre coin, gare au retour dans l’atelier. Et ce sera (très) difficilement rattrapable.
Si le quai avait l’habitude d’aider le chauffeur à charger, ou de le regarder faire, il faut le sensibiliser à l’application du protocole de sécurité où le chauffeur est cantonné à l’extérieur du quai, donc incapable de charger.

En résumé, si vous faites votre cahier des charges tout seul, il restera VOTRE création mais ne sera partagé par personne. Si vous le créez avec les autres services, ce sera le cahier des charges de tout le monde, il sera partagé.
Bien sûr, il ne sera pas exactement comme vous l’auriez souhaité. Mais un cahier des charges imparfait, mais partagé, sera toujours mieux qu’un cahier des charges parfait, mais renié par tous.
D’ailleurs, êtes-vous si sûr que le vôtre aurait été si parfait ?

2.1.2 La typologie des clients

Ces informations concernent vos clients, les destinataires de vos colis. À quels types de sociétés le chauffeur du transporteur livrera-t-il ?
L’épicier du coin ? La grande surface en périphérie d’une grande ville ? Le petit atelier au fond d’une cour ? Le garage en plein centre-ville ? L’entrepôt en zone industrielle ? Des particuliers ?
À tous ces types de destinataires correspondent des avantages et des inconvénients particuliers.
L’épicier est souvent ouvert plus longtemps mais il est plus difficile de se garer avec un poids lourd.
La grande surface suppose des heures d’ouverture de la réception, voire des rendez-vous. Des particuliers sont absents dans la journée, présents le soir et le samedi mais ne tiennent pas toujours les rendez-vous qu’ils donnent, etc.
Il est indispensable que le transporteur sache comment s’effectueront les livraisons, cela lui permettra de chiffrer au mieux sa prestation. Sinon, il perdra de l’argent et reviendra vers vous ou essaiera d’en gagner au détriment d’une autre partie de la prestation.

A. La répartition des zones de chalandise

Où sont vos clients, géographiquement parlant ?
On ne livre pas exactement de la même façon en Tchéquie en hiver qu’en Italie en été ou en Allemagne.

B. L’analyse des commandes

Ces informations vous concernent autant qu’elles concernent le transporteur. Elles lui permettront d’équilibrer ses prévisions de charge, donc de gérer au mieux ses coûts, c’est donc votre intérêt.

• La saisonnalité
Les glaces se vendent mieux en été, les parapluies en automne et au printemps et les bonnets en hiver. Et vous ? Quelle est la saisonnalité de vos produits ? Cette information aussi lui permettra d’équilibrer ses prévisions de charge.

• L’évolution du « panier moyen » commandé
Il s’agit de savoir comment évoluent les commandes de vos clients. Depuis plus de 15 ans, dans l’industrie, l’agriculture, la grande distribution et même la restauration, la tendance est à la diminution du volume des commandes. On ne commande pas forcément moins sur l’année, mais on commande moins à la fois. À chiffre d’affaires égal on augmente le nombre de commandes en diminuant le poids de chacune.
Alors évidemment on augmente le nombre de livraisons en diminuant le poids de chacune. Michel en expliquera les conséquences dans le chapitre « L’évolution du panier moyen livré », un peu plus loin.

• Les livraisons
Vos produits ont-ils besoin d’aménagements ou de prestations particulières à la livraison ? Comme un hayon élévateur, un quai, un chariot à pinces par exemple ? Peuvent-ils se décharger par le côté ? Doivent-ils se décharger par le haut ?

• La localisation, les horaires et la procédure
Toutes vos informations sur les lieux de livraison, les horaires, les habitudes, les interdits (pas le mardi chez l’épicier parce que c’est jour de marché, il n’a pas le temps et vous n’aurez pas la possibilité d’arriver jusqu’à son magasin), les contraintes de calendrier, les chantiers sont toujours plus délicats à livrer et les documents de livraison doivent être soigneusement remplis et récupérés, les salons supposent des véhicules les plus petits possibles…

• Les refus/retours
Si un client refuse votre livraison, que doit faire le transporteur ? Vous appeler, relivrer plus tard, vous renvoyer la marchandise (mais alors, c’est une deuxième livraison). Cela se produira et le cas doit être prévu, ça évitera un coup de téléphone à un moment (forcément mauvais) pour régler un problème.

2.1.3 La typologie des expéditions

Comment se présentent vos expéditions ? Des petits colis, des gros, des longs, des carrés, des patatoïdes, des lourds, des légers, des gros légers, des tout petits bien lourds … Inutile de donner les volumes, il suffit de donner les dimensions, les transporteurs savent calculer un volume.
Pour l’anecdote, un m³ peut être représenté par un cube de 1 m de côté, bien compact, ou par un colis de 50 cm par 50 cm et 4 mètres de long, ce n’est pas la même chose à transporter !

A. la typologie des colis

Quels modèles de carton utilisez-vous ? Quels types de palettes ? Palettes perdues, palettes en location (il faudra prévoir les informations pour la récupération des palettes).

B. L’évolution du « panier moyen » livré

Nous avons vu plus haut l’évolution du « panier moyen » commandé. Mais vous n’avez pas forcément tous les produits en stock ou disponibles, alors vous faites des livraisons partielles. Ce qui diminue encore le poids moyen du colis et augmente le nombre de livraisons puisqu’il faudra livrer le solde. Mais à quoi sert de connaître le poids moyen livré ? Un tarif de transporteur, c’est souvent un tarif à colonnes au départ de votre centre. Un peu comme ça :

Voir tableau en PDF en bas de page

Lorsque le transporteur calculera le tarif, il va surtout se polariser sur les tranches de poids dans lesquelles il y a le plus de colis, les tranches qui feront le plus de chiffre d’affaires. Et là deux possibilités :

1/ le transporteur a compris que vous connaissiez la répartition de vos colis par tranches de poids ;
2/ le transporteur a compris que vous ne connaissiez pas la répartition de vos colis par tranches de poids.

1/ Le transporteur a compris que vous connaissiez la répartition de vos colis par tranches de poids
Il va vous proposer un tarif dans lequel les tranches où il y a le plus de colis ne seront pas trop chères et forcer les tarifs des tranches immédiatement inférieures. Vous serez contents de ne pas trop payer pour les tranches que vous utilisez le plus. Pour les autres, votre réaction sera de dire : « Ce n’est pas grave, de toute façon il n’y a pas de colis. » Bien vu, au moins la première année.

Parce qu’au bout de cette première année, le transporteur viendra vous proposer une hausse de tarif. Cette hausse, il va la moduler en fonction de vos tranches de poids en limitant la hausse dans les tranches dans lesquelles vous avez le plus de colis et en augmentant un peu plus les autres. Surtout celle immédiatement inférieure.

Pourquoi ? Rappelez-vous le paragraphe « Évolution du panier moyen commandé » page précédente. La tendance est à la baisse du poids des commandes, donc à la baisse du poids des colis. Pour peu que la faiblesse de vos stocks génère des livraisons partielles, cela accentue encore la baisse du poids de vos colis.

Si vous ne suivez pas tous les ans l’évolution du poids moyen de vos colis expédiés, vous ne pourrez pas savoir dans quelle tranche de poids vous avez « réellement » le plus de colis. Comme le transporteur sait que le poids moyen de vos colis a tendance à baisser, comme il sait que très peu d’expéditeurs connaissent cette information, il a prévu, depuis la remise de son premier tarif, qu’il pourra générer sa marge dans les tranches immédiatement inférieures à celle où vous aviez, au début, le plus de colis.

Bien sûr, pas la première année, mais à partir de la deuxième, voire de la troisième.
Même si vous faites un nouvel appel d’offres, comme vous ne vérifierez plus cette information, il pourra baisser la tranche où vous aviez le plus de colis la première année, vous serez content.
Et lui aussi.

2/ Le transporteur a compris que vous ne connaissiez pas la répartition de vos colis par tranches de poids
C’est la majorité des cas, alors le transporteur va vous proposer un tarif dans lequel les tranches que vous n’utilisez pas seront très peu chères au détriment de celles où vous avez le plus de colis. Il va vous présenter ce tarif en vous donnant le tarif moyen toutes les tranches confondues, les très peu chères (que vous n’utiliserez pas) faisant baisser les très chères (que vous utiliserez beaucoup) et vous serez content. Et lui aussi.

C. Le conditionnement et les supports de charge utilisés

Comment vos colis sont-ils expédiés ? Colis par colis, sur palettes, dans des rolls (NDLR : support avec des roulettes) ? Ces supports, palettes, rolls devront-ils revenir, vous appartiennent-ils, sont-ils loués ?
Ne pas oublier que si des supports doivent revenir, ce retour devrait faire l’objet d’une facturation de transport.

D. La manutention des marchandises

En fonction des conditionnements et des supports utilisés, le travail de passage à quai sera, ou non, facilité. Il est plus facile de manipuler 15 rolls contenant chacun 20 colis que 330 colis séparés.

E. L’étiquetage

Les étiquettes doivent être claires et judicieusement disposées sur au moins deux faces contiguës des colis. Les mentions indispensables concernent l’expéditeur, le destinataire, le lieu de livraison, ainsi que de la nature de la marchandise. Les mentions des étiquettes doivent correspondre à celles qui figurent sur le document de transport ainsi que sur la liste de colisage. Un exemplaire d’étiquette doit faire partie du cahier des charges.

F. La liste de colisage

Nous verrons dans le paragraphe 3.1.2 comment faire une liste de colisage. Elle doit faire partie des documents qui accompagneront la marchandise.

À propos du cahier des charges Commissionnaire de transport
En transport maritime, le remboursement se fait sur la base de 2 DTS (définition, voir « Le conseil de Michel », paragraphe 1.2.2) par kg ou 666,66 DTS par colis, la plus forte des deux limites s’appliquant, Règle de La Haye et Visby ou 2,5 DTS par kg ou 835 DTS par colis, la plus forte des deux limites s’appliquant, Règle de Hambourg. Dans les deux cas, il y une possibilité de remboursement au colis.

Mais qu’est-ce qu’un colis ?
Il devient donc très important de bien définir ce qu’est un colis. Si vous envoyez un conteneur, c’est un colis. Si vous envoyez un conteneur contenant 24 palettes, en le faisant préciser sur le connaissement maritime, vous expédiez 24 colis, et si vous envoyez 240 colis répartis sur 24 palettes dans un conteneur en le faisant préciser sur le connaissement maritime, vous envoyez 240 colis. Vous voyez que les niveaux de remboursement ne seront pas identiques.

2.1.4 L’enlèvement

Quelles sont les caractéristiques, les contraintes liées à l’enlèvement des colis chez vous ? Horaires, difficultés d’accès, hauteur/largeur/poids limités. Donner l’adresse exacte du lieu d’enlèvement, les coordonnées de la ou des personne(s) responsable(s) des expéditions.

A. Le Planning d’enlèvement
S’il existe, le planning doit être joint au cahier des charges. Au besoin, le planning doit pouvoir être adapté aux contraintes du transporteur.

B. L’horaire d’enlèvement
Indiquer quels sont les jours d’enlèvement, quels sont les horaires.

C. Le chargement
Selon le protocole de sécurité, c’est à l’expéditeur de charger, mais il faut le préciser.

D. Les documents de transport
Quels sont les documents que vous remettrez au transporteur ? Une liste complète et un exemple de chacun des documents doivent être joints dans le cahier des charges.

E. Les consignes de sécurité et le protocole de sécurité
Tous les documents internes liés à la sûreté/sécurité DOIVENT être joints au cahier des charges. Ils doivent faire l’objet d’une présentation et, le cas échéant, de commentaires.

À propos du cahier des charges Commissionnaire de transport
Si vous devez être payé par un crédit documentaire, un crédoc (voir annexe 4), le document principal à présenter en vue du règlement est le document de transport, qui prouve l’expédition de la marchandise. Or ce document ne pourra pas vous être remis avec toutes les règles Incoterms ICC 2010. Seules les règles Incoterms en C… ou en D… (voir annexe 3) vous permettront d’obtenir facilement le connaissement maritime, Bill of Lading, B/L ou la lettre de transport aérien, HAWB. Surtout pas la Master Air Way Bill, MAWB qui ne fait apparaître que le commissionnaire de transport en expéditeur, pas vous.

2.1.5. L’échange des informations : qui envoie quoi à qui et comment ?

A. De la société vers le prestataire

Ici, il s’agit surtout des données prévisionnelles de chargement.

• Les données prévisionnelles
Plus tôt elles sont envoyées, plus fiables elles sont, mieux le transporteur pourra répondre à votre besoin.
12 heures, 24 heures avant l’enlèvement sont des délais de communication des données de chargement tout à fait acceptables.
Lorsqu’une chaîne de transport est prévue, de type messagerie ou transbordements, la connaissance du nombre de colis, du poids de l’expédition et de ses dimensions permet de calibrer au mieux les moyens à mettre en place. Plus tôt ces éléments sont connus, meilleure sera l’organisation.

B. Du prestataire vers la société

Quelles sont ces informations ?
Occasionnelles, elles concernent essentiellement les problèmes que peut rencontrer le transporteur, à savoir les dévoyés, refus ou incidents.
Régulières, elles concernent les suivis qualité.

• Les dévoyés
Prévu pour aller en Tchéquie, votre expédition se retrouve à Budapest.
Que voulez-vous que le transporteur fasse de cette information ? Qui doit-il prévenir ? Pour quoi dire ? Pour quoi faire ?
La mauvaise solution consiste à prévoir que le transporteur vous appelle pour vous raconter les raisons pour lesquelles l’expédition est à Budapest.
AUCUN INTÉRÊT !
La seule chose importante est de savoir quand cette marchandise, prévue pour la Tchéquie, arrivera chez son légitime destinataire. Comme ça, vous pourrez le prévenir, le légitime destinataire, que sa marchandise aura du retard, mais qu’elle est sous contrôle.
C’est après, quand elle sera livrée, qu’on pourra se demander ce qui est arrivé et, SURTOUT, quoi faire pour que cela ne se reproduise plus.

• La demande d’instructions si refus
Et si le destinataire refuse la marchandise ? Que voulez-vous que fasse votre transporteur ? La garder, mais combien de temps, et à quel prix ? Vous la renvoyer, donc au prix d’un transport ? La représenter, mais au risque d’un nouveau refus ?
Le mieux est de décider, dans le cahier des charges, de la marche à suivre. Cela évitera les problèmes à régler ultérieurement.
S’il n’est pas possible de « pré-régler » ce point, il convient de donner les coordonnées de la personne qui sera en mesure d’y apporter une réponse.

• Le rapport d’incidents
En cas d’incident, le transporteur doit sauvegarder la marchandise et prendre toutes les dispositions nécessaires pour qu’elle ne subisse pas de dommages.
Il lui appartient ensuite de vous prévenir et de proposer une ou des solutions. Il faut donc lui donner les coordonnées de la personne qui sera en mesure d’y apporter une réponse.

2.1.6 La qualité et le suivi

Êtes-vous attaché à la qualité des prestations de votre transporteur ? Êtes-vous soucieux de votre image que véhicule le camion de votre transporteur ? Portez-vous intérêt aux dires de vos commerciaux quant aux délais qu’ils ont donnés ? Estimez-vous digne de vous que ces délais soient respectés ? Si vous demandez à votre personnel de faire de beaux colis, cela vous inquiéterait-il de les voir arriver abîmés ?

A. Les critères

Il faut définir les critères que vous voulez suivre. Pour Michel, seuls deux semblent intéressants :
– le respect du délai ;
– l’absence de réserves.

• Les délais
Dans un cahier des charges, Michel pense qu’il faut laisser le transporteur vous proposer un délai.
MAIS bien le sensibiliser au fait que, puisqu’il propose un délai, IL S’ENGAGE À LE RESPECTER.
Le respecter suppose que, pour des flux répétitifs, le taux de réussite dépasse les 99 %. Bien sûr, avec une expédition par semaine, une expédition ratée équivaut à 2 %, mais avec une expédition par jour, une ratée revient à moins de 0,5 %. On peut être exigeant sans être bête.

• Les réserves
Les colis partant en bon état, ils doivent arriver en bon état. Si ce n’est pas le cas, le destinataire écrit une réserve. Que cette réserve soit suivie d’une lettre recommandée ou pas, la réserve est un signe de mauvaise qualité.

B. Le suivi des performances

Il s’agit du suivi de la qualité des prestations de transports, me dit Michel. Comme ça, ça fait plus chic. Avec des flux répétitifs, c’est la partie la plus sensible et intéressante de la prestation.

Le suivi doit être fait avec deux objectifs :
1/ savoir de quoi on parle ;
2/ améliorer la prestation.

1/ Savoir de quoi on parle
Lors de la signature, on est parti sur des expéditions d’un camion complet toutes les semaines paires (sauf août et Noël) et sur un montant de x euros + y % de gazole. Départ le lundi matin et arrivée le vendredi avant 17 h.
Ça, c’est la théorie, les prévisions. Mais de quoi la réalité est-elle faite ?

• Combien y a-t-il eu de camion, mois par mois ?
• Étaient-ils tous complets à chaque fois ?
• Les sommes réellement payées correspondent-elles au tarif négocié multiplié par le nombre de camions ?

Ont-elles été correctement payées ?
• Y a-t-il eu des retards de paiements, pourquoi ?
• Les départs se sont-ils tous effectués comme prévu, le lundi matin ?
• Surtout, les arrivées se sont-elles toutes produites comme prévu, le vendredi avant 17 h ?
• Toutes les livraisons se sont-elles passées sans dommage, y a-t-il eu des réserves, de la casse ?
Il faut récupérer ces informations de manière régulière et fiable.

Qui est en possession de tous ces éléments ?
• Le nombre de camions : mon service expédition, le destinataire et le transporteur.
• Complets ou non : mon service expédition et le destinataire.
• Les sommes payées : ma compta (important) et le transporteur.
• Les départs : mon service expédition et le transporteur.
• Les arrivées : le destinataire et le transporteur.
• Les réserves à l’arrivée : le destinataire et le transporteur.

On voit que, à l’exception du nombre de chaises dans le camion, toutes les autres informations sont connues du transporteur. Alors, autant lui demander de me restituer ces informations.

Tableau de suivi :
quand et comment récupérer les informations ?
C’est dans cette étape du cahier des charges qu’on va demander au transporteur qu’il nous fasse parvenir régulièrement, tous les mois par exemple, un petit tableau (le tableau doit toujours être petit, sinon ça va l’effrayer) avec les informations vues plus haut :

• Combien y a-t-il eu de camions, mois par mois ?
• Étaient-ils tous complets à chaque fois ?
• Les sommes réellement payées correspondent-elles au tarif négocié multiplié par le nombre de camions ?

Ont-elles été correctement payées ?
• Y a-t-il eu des retards de paiements, pourquoi ?
• Les départs se sont-ils tous effectués comme prévu, le lundi matin ?
• Surtout, les arrivées se sont-elles toutes produites comme prévu, le vendredi avant 17 h ?
• Toutes les livraisons se sont-elles passées sans dommage, y a-t-il eu des réserves, de la casse ?

Audits
Mais comment faire confiance à son transporteur ? La confiance n’excluant pas le contrôle, il vaut mieux prévoir des audits.

Préciser au transporteur qu’une ou deux fois par an, vous ferez un audit de ces informations. Il n’y a rien de pire que d’arriver à une négociation, en cours de prestation, sans connaître le nombre de camions, les montants facturés et comment ces montants ont été payés.

Comment faire un audit ?
L’objet de cet audit est de vérifier que les informations que le transporteur vous a transmises sont exactes et qu’ainsi vous avez une idée des valeurs et des volumes en jeu pour la renégociation des conditions.
Quand c’est possible et judicieux, les audits sont à réaliser avec le prestataire, chez lui, au moment où la marchandise est traitée par lui.

Dans le cas d’expédition de camions complets, en direct de chez vous à chez votre client, il n’y a pas de passage chez le transporteur, donc pas de nécessité d’y aller.

S’il y a passage à son quai de la marchandise, il convient de faire l’audit à ce moment-là, pour voir comment la marchandise est traitée et quelles sont les (éventuelles) difficultés rencontrées par ceux qui la traitent.
Certains donneurs d’ordres (clients) sont partisans de visites surprises. Si la confiance n’exclut pas le contrôle, celui-ci doit être fait avec un minimum de respect du prestataire, ce que les visites surprises ne supposent pas.

Qu’il y ait visite chez le prestataire ou pas, l’audit consiste à vérifier les données que le prestataire nous a fournies, pour une période donnée. Les livraisons ont commencé en septembre, vous êtes en juin et venez de recevoir les données du mois de mai. S’il y a deux 2 ou 3 livraisons par moi, il n’y a pas de problème pour récupérer les informations depuis le début, soit 10 mois, soit 18 expéditions (environ).

L’audit va porter sur les départs, les arrivées et les réserves. Pour cela, il faut demander au transporteur de vous renvoyer les photocopies des CMR (le document de transport, la lettre de voiture) qui ont accompagné la marchandise. En comparant les heures et dates des cases 21 et 24, vous avez toutes les dates et toutes les heures de départ et toutes les dates et toutes les heures d’arrivée, il reste à vérifier qu’elles correspondent aux bons lundis pour les dates de départ et aux bons vendredis pour les dates d’arrivée.

2/ Améliorer la prestation

Comment faire, quand ça va bien, pour que ça aille mieux ?
Ici, on va parler de qualité des transports. Il est primordial, quand on veut faire de la qualité dans les transports, de partir d’une situation stable et d’un niveau de qualité satisfaisant. Grâce à l’audit, vous savez si vos expéditions sont parties à l’heure et, surtout, sont arrivées à l’heure. Si c’est le cas, cela veut dire que le transporteur respecte bien ses engagements. C’est un bon début.

Si ce n’est pas le cas, il faut étudier avec lui le moyen de respecter ces contraintes. Il n’y a pas de recette miracle, c’est dans la discussion, l’échange que l’on peut trouver la solution. Ne pas oublier qu’une solution est de modifier les contraintes. Si un départ lundi matin pour une arrivée vendredi avant 17 h est trop court, irrégulièrement suivi, alors il faut allonger le délai, essayer un départ le dimanche soir ou une arrivée le samedi matin. L’objectif est d’arriver à une situation saine, où le transporteur respecte ses engagements quasiment « à tous les coups ».

À partir de là, est-il possible de mieux faire ?
C’est d’abord avec le transporteur qu’il faut voir ça. Avec le temps, vous pouvez vous apercevoir que les heures peuvent « glisser ». C’est-à-dire, par exemple, qu’au lieu de partir avant 12 h, le camion part vers 14 h 30, 15 h ou 16 h, ça n’est pas grave ; et qu’au lieu d’arriver avant 17 h, il arrive avant 16 h, 15 h, voire en fin de matinée, ça n’est pas grave non plus.
De ces constats, il faut suivre la piste suivante : si ça va plus vite une fois, que faire pour que ça arrive plus vite tout le temps ?

En clair, qui doit faire quoi ?
En discutant avec le transporteur, quelquefois avec le chauffeur pendant le chargement (si la langue le permet), on peut trouver des possibilités d’améliorations. Dans le cas d’un complet de porte à porte, c’est-à-dire d’un camion qui est chargé dans l’usine de départ et déchargé dans l’usine d’arrivée, il faut bien avouer qu’il n’y a pas beaucoup de pistes d’amélioration des délais. Le respect du délai donné à près de 100 % est bien. Avec des flux répétitifs, il faut absolument approcher les 100 %.
Bien sûr, le bon sens est de rigueur. Dans l’exemple tchèque, une expédition par semaine paire, sauf août et Noël, cela laisse un peu plus de 20 expéditions par an. Alors un raté = 4,5-5 %. N’empêche, de 5 en 5, il faut approcher 100.

2.1.7 Le tarif

Le tarif doit être facile à vérifier, à comparer, à mettre en place, à appliquer…

À propos du cahier des charges Commissionnaire de transport
En maritime, le tarif peut être au conteneur ou à l’unité payante (UP), en groupage.
En aérien, il peut être par tranche de poids, voir l’exemple du premier tarif aérien de 1920 ci-contre, ou en flat, c’est-à-dire un prix quel que soit le tonnage. Le flat suppose des envois réguliers.

En maritime, comme en aérien, les tarifs port/port et aéroport/aéroport ne sont que des composantes du coût complet de porte à porte.
Souvent, en maritime le port/port ne représente qu’environ 50 % et en aérien autour de 60 à 70 % du coût complet porte à porte.

A. La présentation
Traditionnellement, les tarifs des transporteurs sont en colonnes (voir paragraphe 2.1.3. B « Évolution du panier moyen livré »), mais nous avons vu dans ce même paragraphe les pièges que ce genre de présentation pouvait renfermer. Alors, une autre possibilité est le tarif moyen au kg. Cela suppose que vos expéditions soient homogènes en poids et en volume et régulières dans le temps. Facile à négocier, à comparer, à mettre en place et à appliquer, il permet, assez rapidement, de pré-facturer, ce qui est un pas vers l’automatisation du traitement de la facture.

B. La validité
La validité d’un cahier des charges est souvent d’un an, le transporteur voudrait moins, nous plus. À débattre.

C. L’évolution
Formule de révision, accord amiable plusieurs possibilités existent mais toutes doivent exclure l’automatisme, la tacite application.

À propos du cahier des charges Commissionnaire de transport
Que ce soit pour la validité ou l’évolution du tarif, le commissionnaire ne fera que répercuter les tarifs que lui donneront les compagnies aérienne et maritime. Le commissionnaire pourra rechercher d’autres compagnies, mais attention, la qualité se paye à l’international et le « low cost » peut coûter cher.

2.1.8 La facturation et le règlement

A. La fréquence de facturation
La plupart des systèmes informatiques des transporteurs prévoient qu’à chaque transport corresponde une facture. Avec un trafic occasionnel, cela ne pose pas de problèmes. Avec plusieurs expéditions par semaine ou jours, cela devient lourd à gérer et on arrive très vite à une facture par mois qui reprend toutes les expéditions du mois.

B. Le délai de règlement
La loi du 5 janvier 2006 dite « Sécurité et développement des transports » prévoit que les délais de paiement ne peuvent dépasser 30 jours à compter de la date d’émission de la facture. C’est dit !

À propos du cahier des charges Commissionnaire de transport
Cette loi s’applique également aux commissionnaires de transport.

2.1.9 La sous-traitance

Si votre transporteur utilise un sous-traitant qu’il oublie de payer et que vous avez payé votre transporteur, le sous-traitant peut obtenir de vous le paiement de sa dette (loi Gayssot du 6 février 1998). Double paiement, en somme.
Il y a aussi le fait que vous ne vouliez pas travailler avec quelqu’un d’autre que le transporteur que vous avez choisi. Vous avez la possibilité d’interdire la sous-traitance ou, au moins, de la soumettre à votre accord. Cela peut faire plaisir mais attention, comment ferez-vous le contrôle et, au final, quel intérêt réel y avez-vous ?

2.1.10 Le droit applicable et le tribunal compétent

Sur ces deux points, il faut se rapprocher de son service juridique, interne ou externe, car ce sont des points qu’il ne faut pas négliger.

À propos du cahier des charges Commissionnaire de transport
ATTENTION : Ces deux points sont TRÈS importants quand on connaît les coûts d’un avocat français et de ses déplacements, de son homologue dans un autre pays, du traducteur officiel si le droit applicable est celui d’un autre pays et le tribunal compétent celui d’une ville de ce même pays.

2.1.11 L’assurance marchandises transportées

Que vous décidiez de ne pas vous assurer, de vous assurer de votre côté ou de vous assurer auprès de votre transporteur, il faut en faire mention dans le cahier des charges. Si cela va sans dire, ça ne peut qu’aller mieux en le disant.

Annexes
Joindre en annexe du cahier des charges les documents suivants : le plan transport, la carte des délais, le protocole de sécurité, les consignes de sécurité, un exemple de tableau de suivi, une étiquette de colis