2.1.2 Les documents

Le premier document, le plus important en ce qui concerne le transport, est la lettre de voiture qui constate le contrat de transport, la CMR (voir exemple page suivante). Elle doit être rédigée par l’expéditeur ou le transporteur et signée par les deux (case 22 pour l’expéditeur et 23 pour le transporteur), datée en case 21, mais les indications portées concernant la marchandise sont de la responsabilité de l’expéditeur.
Il est intéressant d’horodater le document, c’est-à-dire de porter la date et l’heure de départ de la marchandise. Il doit y en avoir trois exemplaires (art. 5 de la convention de Genève) : le premier est remis à l’expéditeur, le deuxième accompagne la marchandise et le troisième est retenu par le transporteur.
À l’arrivée, le destinataire date et signe dans la case 24 du document qui a accompagné la marchandise.
Il faut demander à votre client d’horodater la CMR, c’est-à-dire de dater et porter l’heure d’arrivée de la marchandise. Si la marchandise paraît endommagée, le destinataire doit écrire des réserves précises sur le document.

Pour le reste, en Europe et en DAP, autant joindre tous les autres documents dont le destinataire aura besoin. Le DAU (voir Étape 5) est inutile puisque je n’exporte pas, j’expédie, il faudra donc que je fasse une déclaration d’échanges de biens, une DEB (voir Étape 5). Les autres documents c’est la facture et la liste de colisage.

– Repère –
La cmr
En clair, la convention relative au contrat de transport international de marchandise par route, aussi appelée convention de Genève.
Signée en 1956, elle régit les conditions de transport, la responsabilité du transporteur et du donneur d’ordres.

Pour la liste de colisage, Michel m’a expliqué à qui elle servait et comment il fallait la faire pour que ce soit plus facile. En fait, et c’est logique, cette liste sert soit au douanier qui veut faire une visite, soit au destinataire quand il reçoit la livraison.
Dans les deux cas, comment ça marche ?
Le douanier, comme le destinataire, quand ils se trouvent devant tous les colis, la facture à la main, ont besoin de savoir :
• ce qu’il y a dans ce colis ou sur cette palette qu’ils ont devant deux, ou
• où se trouve la marchandise qu’ils voient sur la facture.
Le douanier, c’est pour vérifier la concordance entre la marchandise et la facture, entre le physique et le documentaire.

Le destinataire peut en avoir besoin, par exemple s’il doit envoyer rapidement certains produits à un client. Aussi, plutôt que d’entrer les produits en stock pour les ressortir immédiatement et les réexpédier, il les envoie tout de suite. Mais pour ça, il doit d’abord les trouver.
Il suffit de faire une liste de colisage avec deux entrées et le tour est joué. Avec une entrée, je sais, colis par colis, ce qu’il y a dedans : « Le colis n° xx, qu’est-ce qu’il y a dedans ? »
Avec l’autre entrée, je sais, produit par produit, combien j’en trouverai dans chacun des colis en contenant : « Le produit yy, dans quel(s) colis je vais en trouver, et combien par colis ? ».
En plus, la liste de colisage donne toutes les indications sur les numéros, les dimensions, les volumes et les poids des cartons ou des palettes.
D’ailleurs, Michel m’a bien dit de faire attention aux poids : il faut bien inscrire les poids net ET brut des colis/palettes. Attention aux palettes, celles en bois sont très sensibles à l’humidité.
Le mieux, c’est :
• d’avoir le poids unitaire de chacun des produits conditionnés dans la base produit (ça, c’est fait) ;
• et de peser les colis/palettes une fois qu’ils sont finis, avant chargement (ça, il va falloir le faire).