3/ Organiser le processus achat

Acheter requiert une organisation opérationnelle que l’on peut décomposer en cinq grands axes à dérouler chronologiquement. Il est important de faire preuve de méthode et de rigueur. Être à l’écoute des prescripteurs afin de cerner au mieux les besoins de l’entreprise et suivre de manière efficace les relations avec les fournisseurs. Nous rappelons ici les différents aspects de ce processus, par ailleurs largement détaillé dans les étapes 1 et 2 du présent guide.

3.1 Identifier et définir ses besoins

Choisir le produit ou le service qui correspondra le mieux aux besoins de l’entreprise.
Cela passe souvent par l’élaboration d’un cahier des charges qui a le mérite de décrire clairement le projet et de poser les besoins. Il doit être le plus précis possible afin de s’assurer que les fournisseurs puissent répondre point par point aux attentes. L’acheteur, lors de son élaboration, pourra se faire aider par les prescripteurs internes.

Il conviendra lors de l’élaboration de ce cahier des charges de préciser :

– le contexte de l’achat ;
– les caractéristiques du produit ou service ;
– les conditions commerciales ;
– les critères que doivent remplir les fournisseurs.

Attention à la langue utilisée. Très souvent, le cahier des charges sera bilingue dans la mesure où bon nombre de fournisseurs se situent à l’étranger.

3.2 Rechercher des fournisseurs et lancer les appels d’offres

Une fois le cahier des charges élaboré, il convient de lister les fournisseurs que vous souhaitez questionner.

Deux options s’offrent à vous :

– soit le fournisseur est déjà référencé et vous n’avez plus qu’à l’interroger ;
– soit il s’agit de faire une recherche et sélectionner de nouveaux fournisseurs « méthode du sourcing », qui sera plus longue car elle vous demandera de collecter un certain nombre de données tant en termes financiers, que de fiabilité et de rentabilité. Ensuite effectuer des audits s’avérera nécessaire afin de vous assurer de la solidité des présélectionnés.

Il s’agit de formaliser les conditions dans lesquelles les fournisseurs devront répondre à vos attentes. Un certain nombre de documents accompagneront les cahiers des charges élaborés en amont.

En général :

– une lettre d’accompagnement ;
– les règles du jeu relatives à l’appel d’offres ;
– les conditions de réponses et les délais accordés ;
– des informations complémentaires ou des annexes nécessaires à la bonne compréhension de vos attentes.

Ces envois peuvent être faits par courrier ou e-mails. De plus en plus, pour des raisons de rapidité et traçabilité, ils se font par e-mail.

3.3 Analyser les offres

Au retour des réponses des fournisseurs, une première analyse des différentes offres doit être établie afin de constituer une liste restreinte. Elle se fera sur des bases purement formelles.

Souvent cette analyse s’effectue en deux temps :
1/ Présélection sur la base d’éléments éliminatoires : une ou plusieurs réponses ne correspondent pas au cahier des charges.
Exemple : obligation de disposer d’une certification ISO ou autre agrément.
2/ Une deuxième sélection par une analyse multicritère sera ensuite faite sur les offres ayant passé le premier round.
Elle sera formelle et claire.
Cette deuxième approche tiendra compte de nouveaux critères plus subtils et plus pointus. Il s’agira par exemple de critères de qualité, de délais, de coûts, de sécurité, de pérennité…

3.4 Négocier pour réduire les coûts

L’acheteur prospecte les fournisseurs dont la prestation est susceptible de l’intéresser. Il prend connaissance de la qualité et du prix des marchandises, des quantités disponibles, des délais de livraison… Puis il essaie d’obtenir les conditions d’achat les plus avantageuses possibles… tout en respectant une éthique afin de s’assurer de la pérennité de l’offre et de son adéquation avec les valeurs de votre entreprise. Enfin, il apportera une attention extrême sur les Incoterms et l’acheminement.

3.5 Signer le contrat

Il s’agit de reprendre tous les termes qui auront été abordés pendant les phases précédentes et de coucher cela dans un contrat ou bon de commande.

Attention, il s’agit d’un lien juridique et, par conséquent, il convient de s’assurer que tous les éléments, en cas de désaccord ou litiges, sont mentionnés, en particulier, lorsque l’accord est conclu avec des entreprises de pays tiers.

Check-list des fonctions achat
– Identifier et définir les besoins.
– Rechercher des fournisseurs et lancer des appels d’offres.
– Analyser les offres.
– Négocier pour réduire les coûts.
– Signer le contrat.