4.1/ Organiser des expéditions répétitives vers la Tchéquie

Quand mon client tchèque a vu que la commande avait bien été livrée, que la marchandise correspondait, que tout était conforme et que ce n’était pas si compliqué, il a renouvelé sa commande. Ce qu’il ne m’avait pas dit, c’est que c’était sa première importation, pardon introduction. Il n’avait jamais rien acheté en dehors de Tchéquie, et même, presque, en dehors de Prague. Il comptait sur mon expérience et m’a avoué avoir été convaincu par mon professionnalisme, mon savoir-faire dans les modes de paiement, les règles Incoterms ICC 2010, l’organisation du transport… En fait, il a raison, ce n’est pas si compliqué.

Des chaises, il en revoulait. Il m’a expliqué que les centres de séminaires, de conférences ou de colloques se multipliaient en République tchèque et qu’ils avaient besoin de chaises. Alors, on s’est mis d’accord : il me passait une commande annuelle pour 3 120 chaises à livrer toutes les deux semaines. Nous avons validé que les livraisons auraient lieu les semaines paires, sauf en août et la 52e semaine. Comme on s’embarquait sur des livraisons régulières et qu’on ne sait jamais ce qui peut arriver, sur les conseils de Michel, je lui ai fait ajouter sur sa commande que s’il refusait une ou plusieurs livraisons au lieu convenu, il assumerait les coûts liés à ce refus. Ces coûts devaient courir à partir de la date et de l’heure de présentation de mon camion au lieu convenu, quelles qu’elles soient. Ces coûts pouvant être constitués de frais kilométriques, de restauration, d’hébergement, d’heures supplémentaires, de contraventions du chauffeur ou de tout autre frais liés à ce refus.

4.1.1 L’assurance

Pour la première expédition, j’ai demandé une assurance « ad valorem », et je vais continuer.

4.1.2 La facturation

On a vu que lors d’une expédition, la facture suit rapidement l’expédition. C’est l’organisation des transporteurs et des commissionnaires de transport qui veut ça : une expédition = une facture.
Si cela ne pose pas de problème quand on a quelques expéditions, cela peut devenir « lourd » en termes de gestion de factures quand on a plusieurs expéditions à la suite. Encore plus quand ces expéditions sont identiques. L’objectif devient d’automatiser au maximum l’opération de contrôle qui n’apporte aucune valeur ajoutée.

Dans le cahier des charges, on a intérêt à se mettre d’accord avec sa comptabilité fournisseurs pour automatiser le traitement des factures. En général, pour automatiser le traitement des factures, il faut avoir passé une commande valorisée dans le système informatique. Ensuite, quand la facture est reçue, si son montant correspond à la commande, elle est payée automatiquement. En cas de différence, on peut dire au système de ne pas payer ou de ne payer que si la différence est inférieure à x % ou y euros. L’avantage est de ne pas bloquer une facture si on n’est pas d’accord sur le montant ET que la différence n’est pas importante (ne pas oublier qu’on doit payer à 30 jours, Loi n° 2006-10 du 5 janvier 2006 (JO 5 du 6/01/06) relative à la sécurité et au développement des transports, article 26 du Chapitre IV Dispositions relatives au transport routier).

Passer une commande valorisée devient facile quand on a négocié le prix avec le transporteur et la fréquence (semaines paires) avec le client. La seule variable est la surcharge gazole. Si l’on est entre gens de bonne foi désireux d’améliorer les processus sans valeur ajoutée, le mieux, concernant la surcharge gazole, est de se mettre d’accord sur un niveau de surcharge pour une période de six mois (ou plus), puis de le réviser et faire, si besoin, les ajustements financiers.

En d’autres termes, si la surcharge est de 6,5 % au moment où on négocie, on peut la stabiliser à ce niveau pendant six mois au bout desquels on comparera ces 6,5 % avec la réalité et on fera les avoirs/factures complémentaires éventuelles.
Bien entendu, il doit toujours être possible de modifier l’accord en cas d’urgence.