3/ Négocier l’emballage, les contrôles avant départ et les documents

3.1 L’emballage

En cas de doute sur l’emballage, au lieu d’attendre d’avoir des problèmes, autant aller voir sur : http://seila.fr/fr/home/home.asp, c’est le site du Syndicat de l’emballage industriel, qui définit des cahiers des charges, des préconisations en matière d’emballage de colis destiné à être transportés. Il y a un cahier de spécifications techniques qui peut être utile avant les ennuis.
Un autre acteur peut être utile avant l’expédition, le préventionniste. Sa tâche consiste à faire de la prévention. Cabinet indépendant, le préventionniste vous conseillera sur le type d’emballage, les techniques de calage, d’arrimage en camion ou conteneur. Il vous permettra de définir une « politique » d’emballage, une « charte » emballage. Cela prend du temps mais du temps beaucoup mieux employé à construire que du temps, après le sinistre, employé à réparer.

Pour les palettes il existe la norme internationale NIMP 15. La Norme internationale pour les mesures phytosanitaires n° 15 (NIMP15) est relative à la réglementation des matériaux d’emballages à base de bois. L’objectif de cette norme est de permettre de réduire de façon significative la dissémination d’organismes nuisibles lors d’échanges commerciaux. En bref, pas de bébêtes dans les palettes (ni dans les caisses, enfin dans tout ce qui vient du bois) : il s’agit d’éviter que les palettes en bois ne transportent des petites bêtes désagréables dans un autre pays. La fumigation paraît être la meilleure solution.

Le conseil de Michel
Quand on achète dans un pays étranger, on peut avoir à livrer dans un autre pays que le sien. Comment savoir ce qu’il faut faire pour un pays en particulier concernant les palettes ?

On peut trouver la norme NIMP 15 sur les sites :
– http://nimp15.net/
– www.planetpal.net/Fr/Infos/nimp15-emballages-12-10-06.pdf
– www.ippc.int

3.2 Les contrôles avant départ

On s’est déplacé, on est allé loin, on a acheté de la marchandise sinon meilleure, au moins égale en qualité mais moins chère en prix d’achat, on a vérifié que le coût rendu chez soi serait encore inférieur au coût actuel, on a réfléchi sur l’emballage … On est prêt à importer.

Au moins dans les premières expéditions, il n’est pas inutile de vérifier, ou faire vérifier, que la marchandise que l’on va faire venir correspond bien à la marchandise que l’on a achetée.
Si on s’en aperçoit après l’arrivée, il sera trop tard pour intégrer cette marchandise à son process de fabrication et on aura beaucoup de soucis avec son fournisseur pour décider quoi faire, renvoyer la marchandise, la faire modifier ou la changer, la faire revenir, à chaque fois, aux frais de qui ? Si le fournisseur est de bonne foi, peu, voire pas, de problèmes. Au contraire si on s’est trompé et que le fournisseur est de mauvaise foi on est parti pour de longs mois de négociation ou de procès.

Il y a un moyen de limiter ces risques : le contrôle avant départ.
Faire effectuer un contrôle, sur la base de ses propres données techniques AVANT que la marchandise quitte le fournisseur et, bien entendu, soumettre l’expédition de la marchandise, sa prise en charge par son commissionnaire de transport à la fourniture d’un certificat de contrôle technique.

Comment faire ?
D’abord formaliser les critères techniques que l’on veut vérifier sur un document qui servira de support au contrôleur. Ces critères sont, au moins, ceux que votre service qualité devra faire à réception, mais ils peuvent aussi inclure d’autres critères. Tant que ceux-ci font partie des données techniques que vous avez demandées lors de la commande du produit.

Ensuite, choisir une société de contrôle, bien implantée dans le pays de votre fournisseur et internationalement reconnue (voir Repère ci-dessous). Et, surtout, si un crédoc a été négocié, ajouter ce certificat de contrôle conforme à la liste des documents à fournir par le vendeur pour être payé.
Ce contrôle, demandé par vous, doit être payé par vous.

Repère
En général, les entreprises importatrices et/ou exportatrices ont l’habitude de travailler avec les mêmes sociétés d’inspection/contrôle. Toutefois, des chambres de commerce, des commissionnaires, des conseils peuvent donner des indications sur les sociétés d’inspection/contrôle. Quels sont les pays où elles sont bien/pas bien représentées, quels sont leurs secteurs habituels, privilégiés d’intervention.

Voici une liste non exhaustive des principales sociétés d’inspection/contrôle (voir aussi Etape 6) :
Bureau Veritas : www.bureauveritas.com
Bivac International : www.bivac.com
Cotecna Inspection France : www.cotecna.com
ITS France : www.itsfts.com
SGS Monitoring : www.sgsgroup.com
Intertek : www.intertek-france.com/inspection/
Control Union : www.control-union.fr/control-union/

Source : collaborateur d’ArchiLog.net.

3.3 Les documents

Quels sont les documents indispensables, utiles pour un transport international ?
Le titre de transport doit accompagner la marchandise. Pour le reste, à notre connaissance, aucun texte ne prévoit les documents qui accompagnent la marchandise. Alors laissons libre cours à notre bon sens.

Quels sont les acteurs qui peuvent avoir besoin d’un document, et lequel ? Deux acteurs principalement :
– le douanier qui veut faire une visite ;
– le destinataire quand il reçoit la livraison.
Dans les deux cas, comment ça marche ?
Le douanier, comme le destinataire, quand ils se trouvent devant tous les colis et la facture à la main, ont besoin de savoir :
– ce qu’il y a dans ce colis ou sur cette palette qu’il a devant lui ou
– où se trouve telle marchandise qu’il voit sur la facture.

Le douanier doit pouvoir vérifier la concordance entre la marchandise et la facture, entre le physique et le documentaire. La liste de colisage est un document indispensable (voir exemple type en PDF en bas de page).

Repère
Quelques définitions
– Le B/L
Le Bill of Lading (B/L) ou connaissement est le titre de transport utilisé par voie maritime. Pour faire simple : établi par la compagnie maritime, il peut être rédigé à ordre ou non négociable. S’il est à ordre, c’est un titre représentatif de la propriété de la marchandise. La marchandise ne pourra être récupérée à l’arrivée que sur production d’un original. C’est un document extrêmement important. Document indispensable avec un crédoc. Dans ce cas, il est établi à l’ordre de la banque de l’acheteur. Établi non négociable, c’est un document d’accompagnement de la marchandise prouvant l’existence du contrat de transport. Il n’a, alors, pas plus de valeur qu’une CMR ou une LTA.

– La CMR
Lettre de voiture routière internationale. En clair, la Convention relative au contrat de transport international de marchandise par route, aussi appelée Convention de Genève. Signée en 1956, elle régit les conditions de transport, la responsabilité du transporteur et du donneur d’ordre.

– La LTA
Lettre de transport aérien. En anglais, on parle d’AWB (Air Way Bill), mais souvent on parle aussi de HAWB et de MAWB.
– La HAWB (House Air Way Bill) est le titre de transport que le commissionnaire émettra pour chaque expédition de ses clients.
– La MAWB (Master Air Way Bill), est le titre de transport émis par le commissionnaire pour la totalité des colis qu’il remet à la compagnie aérienne. La MAWB servira aussi au commissionnaire à l’arrivée, correspondant du commissionnaire au départ, à récupérer l’ensemble des colis.

Check-list des points essentiels
– Bien définir le niveau d’emballage, de calage de mes produits
– Définir une « charte » emballage, à faire connaître à mes fournisseurs
– Faire éditer des documents propres, lisibles
– Faire établir une liste de colisage claire, à double entrée
– Faire charger et/ou décharger la marchandise en fonction des règles Incoterms 2010 négociées

Où trouver de l’info et du conseil

Sur les Incoterms 2010
– La version bilingue anglais-français de « Incoterms 2010 par la Chambre de commerce internationale »,
le texte de référence de la CCI peut être commandé sur son site Internet : www.iccbooks.com
– Le Guide Moci Incoterms 2010, paru en octobre 2010, est un ouvrage pratique de vulgarisation, que l’on peut se procurer sur le site www.lemoci.com.

Sur les procédures douanières et réglementaires
– Les différents sites de la douane française sont incontournables : www.douane.gouv.fr et https://pro.douane.gouv.fr (réservé aux professionnels).
– Les Actualités réglementaires : publication de référence (version papier et version en ligne) sur les réglementations du monde entier. Produites par Ubifrance, elles sont éditées et commercialisées par Le Moci. Site Internet : www.actualites-reglementaires.com

Pour trouver un commissionnaire et préparer sa négociation
– Sites de fédérations
• TLF Overseas Air Cargo (auparavant SNAGFA) : www.snagfa.com/fr/entreprises/index_entreprises.html
• AOTM (Association des transitaires et organisateurs de transports multimodaux) : www.aotm-marseille.com
• FNTR (Fédération nationale des transports routiers) : www.fntr.fr

– Sites des chambres de commerce
Par exemple, on trouve des fiches techniques bien faites sur le site Inforeg, service d’information réglementaire de la CCIP : www.inforeg.ccip.fr

– Des annuaires comme :
• www.123industries.com/fr/annuaire/
• www.transport-international.com
• peut-être le plus complet et pas si cher, le répertoire des transitaires du Journal du transport international (JTI) sur le site : www.transportjournal.ch

Bons plans
La Douane française
Elle a mis en place, à son siège et dans ses directions régionales, des services dédiés aux échanges avec conseils aux entreprises.
– Au siège
Infos douane service : n° Indigo 0811 2.04444 ; e-mail : [email protected]
Consulter également le site Internet de la douane (voir plus haut) pour trouver les contacts actualisés de la Mission PME de la DGDDI.
– En région
Il faut contacter les Pôles d’action économique des Directions régionales des douanes. On trouve les coordonnées sur le site officiel de la douane ou dans les Pages jaunes…

Les organisations professionnelles
– Association des utilisateurs de transport et de fret (AUTF) : www.autf.fr
– Fédération française des assurances (FFSA) : www.ffsa.fr, en matière de prévention des risques liés au transport de marchandises.
– Syndicat de l’emballage industriel et de la logistique associée (Seila) : www.seila.fr
– Fédération des entreprises de transport et logistique de France (TLF) : www.e-tlf.com